A ficha técnica é uma ferramenta essencial para o controle de qualidade, estimativa de custos de produção e organização geral de uma empresa. Com as informações apresentadas nesse documento, você padroniza o serviço de maneira mais rigorosa e eficiente. 

Hoje, explicaremos em detalhes o que é a ficha técnica de produto, quais são os seus benefícios e como adotá-la. Se você é um microempreendedor, pegue sua caneta e anote tudo!

O que é a ficha técnica de produto?

A ficha técnica é como uma receita que lista todos os insumos e etapas necessários para a produção. 

Esse documento contém todos os dados essenciais para fabricar mercadorias, sendo utilizado em indústrias de todos os tamanhos e segmentos. 

As informações devem ser precisas e objetivas, registrando exatamente o que precisa ser feito para garantir a qualidade do produto.

Na prática, a ficha técnica inclui:

• o nome do item;
• os custos dos insumos;
• o tempo de execução;
• os fornecedores;
• os equipamentos utilizados;
• as possíveis perdas;
• a mão de obra;
• o custo final, as especificações de armazenamento;
• os impostos;
• a quantidade;
• os encargos;
• os custos administrativos;
• as imagens;
• as instruções especiais;
• os suprimentos;
• entre outras informações relevantes para a produção.

Nem todas essas informações precisam estar em um único documento, mas uma ficha técnica deve conter, no mínimo:

• a quantidade de cada material usado na produção;
• as unidades de medida utilizadas;
• os utensílios usados na produção;
• o passo a passo para a fabricação do produto.

Com elas, qualquer colaborador consegue executar o processo produtivo padronizadamente, garantindo que todas as mercadorias sejam feitas conforme as especificações.

Tipos de ficha técnica

Ficha técnica operacional: a ficha operacional detalha o processo de produção dos produtos. Inclui medidas de insumos e todas as informações necessárias para a produção. As instruções são claras para qualquer colaborador poder segui-las, garantindo resultados consistentes independentemente de quem esteja realizando as atividades.

Ficha técnica gerencial: a ficha gerencial específica os custos de cada insumo utilizado no processo produtivo. Detalha o preço dos itens, o custo da produção e os recursos financeiros necessários. Essas informações ajudam os gestores a definir os preços de venda dos produtos, a margem de lucro e outros indicadores financeiros.

Benefícios de criar uma ficha técnica na sua empresa

Usar a ficha técnica traz muitos benefícios, como:

• Padronização e qualidade: ajuda a desenvolver um padrão de boas práticas de fabricação, aumentando a produtividade e tornando a empresa mais competitiva.
• Otimização de custos: permite controlar os custos de produção e tomar decisões mais inteligentes sobre os gastos.
• Boas práticas: facilita a implementação de checklists e processos de auditoria, contribuindo para a manutenção de boas práticas de trabalho.
• Redução de desperdício: evita o desperdício de materiais, diminuindo gastos desnecessários e melhorando a gestão de estoque.

Dicas para montar uma ficha técnica de produto

A construção de uma ficha técnica não é complicada. Siga este passo a passo para montar a sua, usando a fabricação de uma cadeira como exemplo:

1. Lista de materiais: anote todos os materiais usados na fabricação, incluindo matérias-primas, ingredientes e utensílios.
2. Identificação de etapas: separe o processo de fabricação conforme os itens utilizados em cada etapa.
3. Código SKU: crie um código SKU para cada item, ajudando a organizar e controlar o estoque.
4. Quantidades e medidas: estabeleça as quantidades de cada material e as unidades de medida correspondentes. Crie colunas para a quantidade e o preço dos itens.

Essas informações garantem a padronização e a qualidade do produto fabricado.

Erros comuns ao montar uma ficha técnica

Evite os erros mais comuns ao montar sua ficha técnica:

• Errar o preço ou medida dos produtos;
• Esquecer de registrar matérias-primas de baixo valor;
• Adicionar custos de mão de obra incorretamente;
• Usar a mesma ficha técnica para produtos diferentes.

Cuidado com esses erros para evitar prejuízos e comprometer a qualidade do produto

Como a ficha técnica melhora a qualidade do produto

Uma ficha técnica bem elaborada garante que cada produto seja fabricado com os mesmos padrões de qualidade. Isso é vital para manter a confiança dos clientes e a reputação da sua empresa.

Impacto na produtividade da equipe

Com instruções claras, sua equipe sabe exatamente o que fazer, reduzindo erros e aumentando a eficiência. Isso significa menos retrabalho e mais tempo para focar em outras tarefas importantes.

A importância na gestão de custos

Controlar os custos é crucial para a saúde financeira da sua empresa. Esse documento fornece uma visão detalhada dos gastos, ajudando a identificar áreas onde é possível economizar sem comprometer a qualidade.

Ferramenta de treinamento

Uma ficha técnica detalhada é uma excelente ferramenta de treinamento para novos funcionários. Ela fornece um guia passo a passo do processo de produção, facilitando o aprendizado e a adaptação dos novos colaboradores.

Contribuição para a sustentabilidade

Ao detalhar exatamente o que é necessário para a produção, esse documento ajuda a evitar desperdícios e a utilizar os recursos de maneira mais eficiente. Isso não só reduz os custos, mas também contribui para práticas mais sustentáveis na sua empresa.

Auditorias e certificações

Quando os auditores visitam a empresa, eles buscam evidências de que todos os procedimentos seguem padrões estabelecidos e que a produção é consistente e segura. 

A ficha técnica é a prova de que a empresa cumpre essas exigências. Ela detalha os materiais, etapas de produção, tempos de execução, fornecedores, equipamentos usados, custos e possíveis perdas. Essas informações são essenciais para mostrar que cada lote de produção é rastreável e que os processos são replicáveis e controlados.

Além disso, a precisão das fichas técnicas prepara a empresa para auditorias de qualidade, onde cada detalhe é importante. 

Se a empresa possui certificações ISO ou outras certificações de qualidade, a ficha técnica funciona como um guia que os auditores podem seguir para verificar a conformidade com as normas. 

Isso não apenas facilita o processo de auditoria, mas também pode acelerar a obtenção de novas certificações, mostrando um compromisso claro com a qualidade e a conformidade.

Otimizando a ficha técnica para maior eficiência

Para melhorar a eficiência operacional, siga estas diretrizes:

1. Simplifique e padronize procedimentos:
   • Utilize linguagem clara e direta nas instruções para garantir compreensão universal.
   • Incorporar diagramas explicativos e imagens para visualização intuitiva do processo de produção.
2. Desenvolva um modelo flexível:
   • Crie um modelo adaptável para diferentes produtos ou linhas de produção.
   • Reduza retrabalho e custos associados ao agilizar a criação de documentos.
3. Integre tecnologia especializada:
   • Utilize softwares específicos para gerenciamento de processos.
   • Automatize tarefas repetitivas, gere relatórios personalizados e integre sistemas empresariais para uma gestão eficaz e integrada.

Integração com outros processos

Para garantir a precisão e a atualização contínua das informações, promova a comunicação entre os setores de produção, engenharia e compras. 

Isso assegura que todos estejam alinhados com as especificações, contribuindo para a consistência e confiabilidade do processo produtivo.

A ficha técnica não apenas documenta a produção, mas também serve como base para estabelecer procedimentos de controle de qualidade. 

Integrar essas informações ao sistema de gestão de estoque é essencial para otimizar os níveis, reduzir custos e evitar falhas na cadeia de suprimentos, mantendo um fluxo de produção eficiente e sem interrupções.

Melhoria contínua

Para promover a melhoria contínua, é fundamental revisar regularmente os processos. Isso ajuda a identificar oportunidades de otimização na produção, na qualidade dos produtos e na redução de custos operacionais. Incentive o feedback dos colaboradores para identificar dificuldades e sugestões de aprimoramento.

Cultive uma cultura de inovação, utilizando os processos existentes como ponto de partida para novas ideias e soluções. Isso não só documenta o estado atual, mas também impulsiona a criação de práticas mais eficientes e inovadoras. 

Integrando essas práticas, sua empresa estará bem posicionada para alcançar níveis superiores de eficiência operacional e competitividade no mercado.

Controle a produção da sua fábrica de forma integrada

Para construir uma ficha técnica é preciso tomar mais alguns cuidados. Dentre eles, podemos citar: 

• Fabrique os produtos intermediários corretos;
• Controle as perdas nos mínimos detalhes;
• Tenha um ERP para integrar as informações de outros setores;
• Fabrique produtos com qualidade;
• Gerencie os estoques corretamente;
• Entenda seus custos e forme preços de venda coerentes;
• Tenha relatórios de produção que apoiem decisões corretas.

Para essa finalidade a Sensio pode ajudar! Nosso sistema ERP é completo e voltado para microempreendedores controlarem sua gestão de vendas, produção e estoque. 

Nele é possível criar a composição do produto e ter um relatório com essas informações, mostrando todos os dados da Lista de Materiais BOM da sua empresa, facilitando a criação de uma ficha técnica e diminui as chances de falhas humanas. 

Além dessa facilidade, você também pode adicionar observações a sua composição, como o modo de fazer, e criar tarefas na Ordem de Produção para que seus colaboradores não percam nenhum processo na hora de finalizar um pedido. 

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Até a próxima!

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