O Guia completo de transformação digital para pequenas empresas

Um dos termos que tem estado na moda no mundo dos negócios é a transformação digital. Entretanto, para a maioria das pequenas e médias empresas, transformação digital é algo distante e fora da realidade. Essa mudança muitas vezes está associada a empresas grandes e globais, o que causa um certo receio em pequenos empresários. Pensa-se logo em grandes quantias de recursos investidas, tecnologias complexas e mão-de-obra extremamente especializada, fatores realmente muito longe do universo dos pequenos negócios brasileiros.

A verdade é que a transformação digital está ao alcance de todos, não importa o tamanho ou a realidade financeira da sua empresa. E justamente as pequenas empresas são as que mais podem se beneficiar da transformação digital. O que se vê é que os pequenos e médios negócios que adotam os conceitos de uma verdadeira transformação digital adquirem vantagens que os permitem competir de maneira mais igualitária com empresas maiores.

A tecnologia pode ser uma ferramenta muito democrática que potencializa os negócios que decidem adotá-la. E para isso não é necessário levar todos os aspectos da sua empresa para a nuvem, ou contratar uma equipe de TI e comprometer seus recursos financeiros. Digitalizar o seu negócio não é o objetivo em si, mas sim se beneficiar das vantagens que a tecnologia pode trazer para você e sua empresa.

Um estudo conduzido em 2017 pelo SMB Group nos Estados Unidos (2017 U.S. Small and Medium Business Digital Transformation Study) revelou que aproximadamente três quartos das pequenos e médias empresas acreditam que tecnologias digitais estão impactando seus negócios e mercados.

Nesse artigo, vamos tentar esclarecer alguns pontos sobre a transformação digital para pequenas empresas e mostrar que ela está ao seu alcance. Não é necessário investir milhões e muito menos realizar uma transformação radical de uma vez. O segredo está em ir encontrando as áreas que irão gerar mais valor para sua empresa e aplicar os conceitos da transformação de maneira planejada, sem a necessidade de desviar o foco do negócio principal da empresa.

1. O que é transformação digital?

A transformação digital pode ser definida como a maneira com que empresas utilizam tecnologias digitais na integração e criação de seus processos. Esses processos podem ser as ferramentas e etapas que você utiliza para produzir suas mercadorias, sua metodologia de vendas, a cultura da sua empresa, a maneira com que você mantém um relacionamento com os clientes, ou seja, todas as suas práticas do dia a dia.

De maneira resumida, é como você se adapta para se manter competitivo nessa era digital. Não é simplesmente abdicar do papel, ou então adotar a análise de dados para tomada de decisões.

Transformação digital, em especial para pequenas empresas, é reimaginar o negócio e a maneira com que você se atende seus clientes tendo a tecnologia ao seu lado para suportar esse processo.

Embora a transformação digital para pequenas empresas varie muito de acordo com os desafios específicos do negócio em que a organização está envolvida, o uso da tecnologia para melhorar a performance das operações faz com que essa transformação se faça fundamental para prosperar a longo prazo.

2. Benefícios para pequenas empresas

O principal benefício de uma transformação digital para pequenas empresas é o de oferecer uma experiência melhor para os clientes. A tecnologia mudou a maneira como os clientes interagem com as empresas, a maneira com que consomem conteúdo e buscam novas soluções.

Integrar essas novas práticas ao seu negócio faz com que a experiência dos clientes e potenciais clientes seja muito melhor e alinhada com seus costumes, aumentando as chances de sucesso.

Outro grande benefício de uma transformação digital para pequenas empresas é o ganho em produtividade. A tecnologia digital nos permite fazer mais com menos. Isso é fundamental para empresas com poucos recursos se tornarem competitivas.

Sabemos o quanto é valioso o tempo e o dinheiro de um pequeno negócio no Brasil. Ao permitir que você economize esses dois recursos, a tecnologia pode se tornar o diferencial entre o sucesso e o fracasso da empresa.

Um terceiro benefício que se pode citar é o da colaboração. A transformação digital permite uma comunicação eficiente entre as pessoas envolvidas com um negócio.

Engana-se quem pensa que para uma pequena empresa com poucos colaboradores a comunicação não é tão importante a ponto de precisar ser digitalizada. Recentemente, com a pandemia do COVID 19, essa necessidade ficou mais evidente.

A transformação digital trará muitos benefícios para uma pequena empresa, alguns menos tangíveis do que outros. Porém, a abordagem integrada proposta por si só já promove um grande diferencial para os donos de pequenos negócios, ao possibilitar mais oportunidades de soluções frente aos desafios do dia a dia das empresas.

3. Sinais de que uma pequena empresa precisa de passar por uma transformação digital

É muito comum ouvir donos de pequenos negócios reclamarem sobre algumas práticas não terem o mesmo resultado que no passado. Para empresas com longo tempo de existência, era padrão anunciar em jornais e televisão e obter bons resultados, por exemplo. Hoje, dificilmente isso será tão efetivo, mesmo para mercados tradicionais.

Se você sente que já não consegue ter um alcance tão grande como antes ou que perdeu um pouco o senso do que seus clientes querem, é um forte sinal de que seu negócio precisa passar por uma transformação digital.

O maior sinal de alerta é justamente ver um declínio dos resultados utilizando as mesmas práticas que um dia foram muito efetivas. Os clientes se transformam e sua empresa precisa acompanhar ou corre o risco de ficar para trás em mercados cada vez mais competitivos.

Não fique preso a métodos e práticas que foram testadas e aprovadas em algum momento do passado. Use o que gera valor para seu negócio hoje. Descarte aquilo que já não funciona mais.

4. Obstáculos da transformação digital para pequenas empresas

Apesar de alcançável a todas empresas, uma transformação digital pode enfrentar alguns obstáculos que podem levar ao fracasso dos esforços de mudança.

Em pequenas empresas, sempre escutamos objeções sobre falta de recursos suficientes, seja de dinheiro, tempo e mão-de-obra qualificada. E é verdade que uma grande empresa possui vantagens em relação a isso, mas iremos endereçar como essas dificuldades podem ser superadas.

Um outro obstáculo comum é que existem muitas tecnologias que não integram bem entre si. Como não existe uma plataforma única que engloba todos os aspectos de um negócio, pode acontecer de uma empresa investir em diferentes tecnologias para depois ter um trabalho extra ao fazer com que tudo funcione junto.

Segundo uma pesquisa realizada em 2018 pela Riverbed, 98% dos responsáveis por negócios entrevistados concorda que a digitalização é fundamental para o sucesso futuro de suas empresas. Porém, 95% disseram encontrar desafios ao tentar implementar essa digitalização.

Isso mostra que a transformação digital não é trivial e que mesmo grandes empresas enfrentam obstáculos. Cabe aos donos de negócios encontrar o caminho menos penoso, e não simplesmente postergar essa oportunidade de melhoria e ganho de competitividade.

5. Como implementar a transformação digital no seu negócio

Chegou a hora de mostrar como atingir de fato a digitalização de uma pequena empresa. Não existe uma receita que irá se aplicar a todas as situações, mas esse guia pretende mostrar os principais pontos a serem avaliados.

O tipo do mercado, os clientes, o porte da empresa e alguns outros fatores irão influenciar a maneira com que você pode transformar seu negócio. Portanto, vamos procurar apresentar estratégias para que você possa construir o seu próprio plano para transformação digital, adequando essas ferramentas à realidade da sua empresa.

  • Comece identificando seus objetivos

Há muitos benefícios que sua empresa pode experimentar ao implementar uma transformação digital, e é provável que você os atinja em diferentes graus, dependendo da estratégia utilizada.

Por isso, para facilidade de planejamento e execução, é melhor que você foque em algum objetivo, assim você não fica perdido. É melhor executar de maneira adequada uma estratégia e obter um resultado consistente, principalmente quando se tem poucos recursos disponíveis.

Alguns objetivos podem ser:

– Melhorar a experiência do cliente. Mudar a maneira com que você encontra, atende e se relaciona com seus clientes.

– Reduzir custos e aumentar a produtividade da empresa

– Melhorar a colaboração entre os funcionários e integrar as diferentes áreas do negócio

– Melhorar o processo de tomada de decisões com análise de dados

Definir um objetivo irá te ajudar a priorizar as ações a serem tomadas e evitará que você despenda recursos para iniciativas que trarão benefícios que não são tão importantes para você e seu negócio.

Isso não significa que os objetivos, ações e benefícios são excludentes. É muito provável que focando em um objetivo você experimente benefícios de outros objetivos em maior ou menor grau.

O foco no planejamento irá apenas aumentar as chances de sucesso de sua transformação e evitar que você se sinta sobrecarregado e acabe fracassando na implementação da mudança. Após uma transformação digital de sucesso, você pode muito bem escolher outro objetivo e direcionar os esforços para outros benefícios.

  • Estude as tecnologias disponíveis

A disponibilidade cada vez maior de tecnologias pode parecer um pouco assustadora. Porém, é impossível definir a melhor opção para seu negócio se você não conhecer os prós e contras de algumas das opções disponíveis.

Nenhuma tecnologia vai ser a melhor opção para 100% dos casos, portanto, seria irresponsável definir aqui o que você deveria utilizar. É necessário estudar e verificar quais se alinham melhor com o objetivo que você determinou para sua transformação digital.

Vamos falar brevemente de algumas ferramentas muito úteis, mas sem definir um provedor específico, o que irá variar principalmente conforme os recursos disponíveis da sua empresa.

  1. Nuvem

A primeira tecnologia que se revela como uma grande facilitadora da transformação digital é a nuvem, ou serviços de Cloud Computing. Ela permite que você terceirize a infraestrutura necessária para uma digitalização do seu negócio.

Além disso, os serviços de nuvem são extremamente flexíveis e escaláveis, o que quer dizer que uma empresa de pequeno porte pode experimentar os mesmos benefícios de uma empresa global.

Geralmente esses serviços são cobrados mensalmente em um modelo “pague somente pelo quanto você usar”, além de permitir que você escale os serviços tanto para mais quanto para menos. Isso é ótimo pois evita que você precise fazer grandes investimentos antes mesmo de experimentar os benefícios.

  1. Ferramentas de colaboração

Quando falamos de ferramentas de colaboração, logo pensamos em tecnologias de comunicação. Sim, é muito importante ter canais abertos de comunicação com seus funcionários, clientes e parceiros. Mas colaboração digital não se trata apenas disso.

Boas ferramentas de colaboração permitem o trabalho integrado, remoto e em tempo real. O compartilhamento online de arquivos, a edição múltipla em tempo real e o controle de versões melhoram muito a produtividade e eficiência de uma equipe. E a melhor parte, essa é uma das partes mais fáceis de se implementar. Há uma grande disponibilidade de tecnologias de colaboração disponíveis no mercado.

A possibilidade de trabalhar remotamente abre campo não só para um aumento da produtividade da sua empresa mas também para um horizonte maior de clientes. Além disso, recentemente isso deixou de ser um diferencial e se tornou uma necessidade diante da quarentena forçada.

Em geral, procure por ferramentas que abrangem o maior campo de recursos possível ou que se integrem de maneira perfeita a outras ferramentas. Gestão de documentos, projetos, arquivos, mensagens e atividades são alguns exemplos de coisas que uma boa ferramenta de colaboração pode realizar digitalmente.

  1. Sistemas de gestão integrada

Muitas pequenas empresas ainda não utilizam sistemas de gestão integrada (ERPs). Esse tipo de sistema pode te ajudar a controlar as diferentes áreas de sua empresa de maneira mais unificada e consistente.

Em empresas que não se beneficiam do verdadeiro poder dos ERPs, é difícil de relacionar as vendas com o financeiro, ou integrar o estoque com as notas fiscais de entrada ou saída, por exemplo.

É nesse ponto que está o grande valor do ERP. Nada de planilhas desconexas ou documentos em gavetas. Um bom ERP pode te ajudar a gerir tudo isso de forma integrada e ainda fornecer dados e gráficos de maneira automatizada.

Em conformidade com a transformação digital que estamos falando, existem hoje diversas soluções disponíveis de ERP em nuvem. Além dos benefícios da gestão integrada, você ainda ganha a mobilidade e o fato de não precisar se preocupar com infraestrutura de TI. Escrevemos aqui um artigo listando 5 benefícios para pequenas empresas de um ERP em nuvem.

  1. Marketing digital

As pessoas procuram tudo na internet. E isso é muito bom, já que ela é muito democrática. Você pode ter seu anúncio ao lado do anúncio de uma multinacional, por exemplo, o que seria quase impossível em um meio tradicional como uma revista.

Quem é dono de negócios mais velhos provavelmente já experimentou uma mudança grande na efetividade de seus esforços de marketing. O segredo aqui é realizar experimentos com diversas modalidades e analisar a performance de cada um. Concentre seus esforços naqueles meios em que os resultados são melhores e diminua nos que são piores.

O marketing digital é um assunto extenso mas que vale muito a pena estudar, já que muitas vezes é possível gerar mais vendas com menos recursos.

  1. Análise de dados e Inteligência Artificial (IA)

Ao falar desse tipo de tecnologia com donos de pequenos negócios, geralmente ouvimos que essa é uma realidade muito distante. Entretanto, há inúmeras ferramentas de análise de dados e IA integradas em tecnologias que podem ser utilizadas por empresas de qualquer porte e sem necessidade de conhecimento específico do assunto.

Os próprios ERPs podem ajudar muito nessa hora, com dashboards e indicadores que facilitam a tomada de decisões mais analítica. Além disso, existem ferramentas de Inteligência de Negócios (BI) que são muito fáceis de utilizar e podem ser utilizadas até mesmo com entrada de dados manuais.

Extrair conhecimento útil dos dados disponíveis é considerado um dos maiores fatores competitivos do futuro, e já existem muitas empresas, de todos os portes, investindo nessa área. Não é necessário grandes investimentos financeiros nem de mão-de-obra qualificada, apenas a vontade de aprender e traçar planos efetivos.

  • Envolva as pessoas no processo

Seus funcionários serão os mais diretamente afetados pela transformação digital e terão que aprender e utilizar as tecnologias no dia a dia. Portanto, para uma transformação de sucesso é fundamental envolve-los no processo de planejamento e mudança.

Não adianta investir alto em um software super avançado se seus colaboradores não vão conseguir extrair todo o potencial dele. Tente entender como eles trabalharam, como se comunicam, como planejam suas tarefas. Pode ser que eles já tenham desenvolvidos processos digitais por conta própria.

O mesmo vale para seus clientes. Se você quer entregar mais valor para eles ou melhorar sua comunicação, precisa saber como seus clientes agem. É inútil tentar um meio que eles não utilizam, simplesmente não irá funcionar.

  • Invista em capacitação

Mais do que nunca, o aprendizado constante é fundamental para o sucesso do seu negócio.

Muitos donos de pequenas empresas veem esses esforços como perda de tempo, já que os recursos humanos são geralmente limitados e o retorno é difícil de mensurar. Entretanto, investir em capacitação é um dos melhores investimentos que você pode fazer no seu negócio, mais até do que em ferramentas.

De nada adianta a tecnologia sem sua correta utilização. O conhecimento ganho por você e seus funcionários retornam para seu negócio, mesmo que indiretamente.

  • Esteja sempre tentando e aprendendo

Um dos princípios das metodologias ágeis, famosas em desenvolvimento de software e cada vez mais comuns em outras áreas, é a de trabalhar de maneira iterativa.

Você age em um ciclo: planeja, executa, avalia e corrige. Depois repete o ciclo. Sempre buscando uma melhoria contínua. Se estiver disposto a falhar e aprender com as falhas, uma hora irá prosperar.

Além disso, as tecnologias estão avançando em ritmo cada vez mais rápido e nenhuma solução é definitiva. Portanto, não fique preso a ferramentas e métodos, mas esteja sempre experimentando coisas novas e avaliando os benefícios.

Em resumo

Transformação digital é um termo da moda mas uma implementação efetiva e com bons resultados exige esforço e paciência. Como o próprio nome indica, é uma mudança total, e sabe-se que o ser humano é resistente a mudanças por natureza.

Por isso é fundamental trabalhar de maneira integrada com as pessoas envolvidas, conseguindo mais aceitação e adoção. Assim, aumenta-se as chances de sucesso e pode-se experimentar mais benefícios.

A transformação digital não é algo que ocorre em um processo específico, mas sim uma mudança de mentalidade geral e uma abordagem holística de como operar seu negócio digitalmente. É nesse ponto que as pequenas empresas podem ter uma vantagem significativa sobre as grandes: uma transformação de uma pequena equipe e menos processos definidos é muito mais administrável do que em uma empresa global.

Por último, lembre-se: a transformação digital não é o objetivo fundamental do seu negócio. Ela é apenas mais uma ferramenta para se manter competitivo na era digital e te ajudar a seguir em busca da missão de sua empresa.

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