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Controle de estoque: tudo o que você saber na prática! — GUIA

Supere desafios empresariais com nosso guia completo de controle de estoque! Organize-se e alcance o sucesso. Leia agora!

Postado em
28/11/2023

Quando uma empresa deseja obter os melhores resultado, independente do seu segmento, ela precisa considerar detalhadamente todos os processo administrativos da instituição, e o controle de estoque é um exemplo dessas premissas.  

Ter total conhecimento sobre as etapas produtivas, sabendo quando e quanto restabelecer os recursos, serão ações importantes para evitar prejuízo financeiro e entregas atrasadas. 

Nesse sentindo, o objetivo deste artigo é ensinar ao leitor tudo o que precisa para realizar uma gestão de estoque eficiente, entendo quais as melhores ferramentas, os tipos e os problemas que ele poderá enfrentar ao longo desse percurso. 

Para tanto, verificamos também que há uma série de metodologias que podem ser aplicadas para aumentar a produtividade do controle de estoque, bem como facilitar a rotina dos colaboradores, agregando valor e promovendo vantagens competitivas para a organização. 

Continue a leitura e fique por dentro desse assunto! 

Controle de Estoque: o que é?

O controle de estoque é uma tarefa específica da armazenagem de produtos, que interfere diretamente no chão de fábrica e no setor de compras. Em suma, estamos falando da gestão de matérias e mercadorias em toda sua vida útil nas empresas. 

Ela visa manter, do ponto em que entra no armazém até o momento em que o cliente o compra, todos os setores envolvidos na cadeia produtiva informados sobre a real situação de cada item, mostrando a disponibilidade e a necessidade de reposição. 

Logo, o gerenciamento do estoque oferece uma visão sistêmica e necessária para o controle eficiente dos materiais, proporcionando maior poder de previsibilidade e evitando: 

  • falta de produtos;
  • estocagem desnecessária;
  • uso exagerado do espaço;
  • produtos danificados;
  • mercadorias vencidas.

Estoque de matérias-primas

É importante explicar o conceito de estoque para entender como cada tipo possui particularidades distintas. 

Basicamente, estoque são materiais ou produtos armazenados em um lugar específico na empresa, até o momento de ingressarem no processo produtivo, seguindo para o setor de vendas e consumidor final.

O estoque contem qualquer tipo de insumo que faça parte das etapas produtivas, com diferentes formas e especificidades, como temperatura e conservação. 

Um atacadista, por exemplo, irá ter estoques diferentes de um varejista e de um fabricante, assim como empresas grandes têm estoque maiores e mais robustos do que micro e pequenas empresas.

Estoque de produtos para vendas

Todas as premissas que discutimos em estoque de matérias-primas são validas para estoque acabado. O que muda nesse processo é que esses itens não são direcionados a linha de produção, mas, sim, ao consumidor final. Ou seja, já estão prontos para sere comercializados no mercado.

Logo, é valido considerar a aparência, layout do ambiente e a limpeza, pois manter esse item em estoque requer o uso de mais espaço para armazenamento, movimentações extras e mais tarefas de controle de estoque. 

Além disso, é preciso considerar os riscos associados a esse modelo, uma vez que manter produto acabado em estoque pode significar itens "encalhados" e prejuízos.

Os principais pontos de um Controle de Estoque

O controle de estoque é necessário, pois orienta os gestores sobre:

  • onde;
  • o que colocar no estoque;
  • quais meios de transporte serão usados;
  • quais os pontos de melhorias para tornar essa tarefa mais eficiente. 

De forma estratégica, isso retorna resultados positivos, agregando valor e experiência ao produto final. 

Por isso, as empresas devem buscar técnicas inovadoras na área de controle de estoque, definindo os melhores processos de armazenada, seja por meio de ferramentas ou técnicas de gestão de estoque, e conforme as particularidades do item.

O que preciso saber para iniciar o controle de estoque?

Operar com foco 100% no aumento progressivo dos lucros, destinando esforços apenas para controle de vendas, exposição de mercadorias e serviços não é o ideal para empresas que querem obter o máximo dos seus resultados. 

É fundamental dar atenção a organização e a armazenagem dos recursos, planejando uma gestão de ponta a ponta, que visa melhorar a administração dos suprimentos e de produtos acabados.

Nesse caso, elas devem considerar dois aspectos iniciais: 

Balanço dos produtos

Para realizar o balanço é preciso construir o inventário do estoque, uma etapa da gestão que se certifica quais e quanto de materiais a empresa tem em estoque. 

Na prática, estamos nos referindo a contagem de todos os itens e produtos armazenados no estoque, em determinado período.

Dessa forma, se os gestores compram produtos e materiais em excesso, ou ocorra extravios e perdas no estoque, o inventário verifica e informa a equipe qual a real situação, de modo que elas consigam solucionar o problema.

Por isso, ele é fundamental para o controle de estoque, sendo a primeira a etapa na construção de uma gestão eficiente. 

Produtos cadastrados

O cadastro de produtos é a base das operações de empresas que lidam com o grande número de mercadorias e um alto giro. Um controle de estoque eficiente é o que facilita as vendas e a entrada de mais oportunidades de negócio. 

Portanto, manter o cadastro atualizado e correto será um desafio que deverá ser ultrapassado, pois ajuda nas análises e saídas de mercadorias e na definição de compras de recursos.

Vale ressaltar que esse tipo de controle não pode ser subestimada, uma vez que o gerenciamento e o acompanhamento do estoque reduz o risco de perda e, consequentemente, o atraso das entregas aos clientes. 

Curva ABC: uma forma de iniciar um bom controle de estoque!

Categorizar os produtos com a Curva ABC é uma forma de padronizar e otimiza seu controle de estoque. 

Esse método é uma ferramenta que auxilia na organização, fazendo o ranqueamento dos produtos para classificá-los: 

  • Categoria A: Produtos com maior faturamento;
  • Categoria B: Produtos com faturamento médio; e
  • Categoria C: Produtos com baixo faturamento.

Logo, objetivo é analisar, processar as informações e facilitar as tomadas de decisão, de modo a evitar medidas com maior grau de exposição a erros.

Para melhorar seu entendimento, saiba que ela é baseada no Princípio de Pareto, apresentado no tópico a seguir e explicaremos mais adiante como funciona seu raciocínio.

Grupo A

O grupo A é direcionado para os principais produtos da empresa, representando o maior volume de reposições da empresa, como:

  • suprimentos, como material de escritório, limpeza e etc;
  • produtos para revenda;
  • matéria-prima para produção.

Por um lado, esse são os itens indispensáveis para o bom funcionamento das operações, que pela teoria de pareto devem representar 20% de todo o inventário da instituição. Por outro, correspondem a 80% do seu gasto de verba, com a maior rotatividade.

Grupo B

Os produtos intermediários fazem parte do grupo B na classificação, pois não são os mais demandados, mas também não ficam muito tempo parado. 

Em relação ao grupo anterior, eles giram em torno de 30% das compras das empresas, uma quantidade maior do que a esperada. Todavia, em relação aos investimentos, eles ficam somente 15% dos recursos financeiros. 

Por se tratar de produtos com média importância, eles ficam localizadas no meio dos galpões de armazenagem, facilitando o seu acesso e também a do grupo A, que estarão logo a sua frente. 

Grupo C

Por fim, o Grupo C representa 50% do número de itens em estoque e apenas 5% do custo com investimentos. 

Aqui, por característica, os produtos possuem menos rotatividade, ou seja, itens que não precisam ser comprados sempre. Mas, lembre-se que se houver um bom desconto, talvez, vale a pena realizar o investimento. 

Por fim, existe a categoria D para algumas empresas, que se refere ao excesso de estoque, produtos e insumos obsoletos. Aqui, é preciso operar com o volume mínimo, pois esse grupo não tem utilidade para a cadeia produtiva ou setor de vendas. 

Como se faz o controle de estoque: passo a passo

Agora que conhecemos um método eficiente que categoriza os produtos, sendo um ponto de partida para planejar o controle de estoque, sinalizaremos o passo a passo para tornar esse processo mais eficiente. 

  1. Realize um inventário de estoque: é importante revisar os dados do fluxo de caixa e inserir as datas de movimentação toda vez que ocorre a entrada ou saída de produtos. Isso ajuda a prevenir falhas e, quando essas informações são centralizadas em um único lugar, aumenta a produtividade dos colaboradores. 
  1. Automatize o controle de estoque: o controle manual das tarefas aumenta as chances de falhas e tempo de trabalho. Utilizar tecnologias para agilizar esse processo, integrando as principais informações de cada setor, é uma forma de melhorar o desempenho e lucratividade. 
  1. Treine os colaboradores: para construir uma gestão efetiva, a ajuda dos colaboradores fará toda diferença, pois serão ele que farão a maioria dos processos que correspondem as operações, como preenchimento de dados, acompanhamento, etc.
  2. Otimize o estoque: o nível de estoque deve estar em equilíbrio, sem faltas ou excessos. A previsão de demanda, por exemplo, é uma estratégia que pode ser usada para esse objetivo. Nesse caso, busque informações sobre a rotatividade das mercadorias, preferências dos consumidores e as possibilidades reais de venda.
  1. Estabeleça margem de perdas e danos: é melhor precaver do que remediar! Toda empresa sabe que o processo de perda é um cenário comum e recorrente. Por isso, é fundamental traçar estratégias que limitem as perdas e danos, buscando mantê-las dentro dessa meta.
  1. Calcule os custos de armazenamento: o galpão de armazenagem é um setor que possui custos relativamente altos, com contratação de equipes, sistemas de gestão, perdas e danos. Calcular todas essas variáveis, buscando alternativas para reduzi-las, é um ponto estratégico para o controle de estoque. 
  1. Promova os produtos parados: com controle de estoque evidenciando os produtos sem giro, ou seja, sem vendas, os gestores podem construir uma estratégia específica para evitar maiores prejuízos. Uma boa ideia, por exemplo, é oferecer descontos e promover ações de marketing para incentivar seus consumidores a comprarem essas mercadorias.
  2.  Logística do produto: é importante ter cuidado extra na hora de enviar o produto para o cliente, uma vez que eles podem apresentar defeitos, erros ou estarem fora do prazo. Lembre-se que entre a separação e a preparação do pedido é comum acontecerem problemas nesse processo.

Viu, né? Cuidar do estoque não é fácil! Além das etapas que vimos acima, ainda temos muitas práticas que podemos seguir. O controle de estoque durante as vendas e o de receitas recorrente diferem, mas, veremos a seguir quais as particularidades de cada um. 

Controle de estoque durante a venda

A tecnologia é a aliada das empresas, que ajuda a controlar o estoque, oferecendo plataformas gerenciais para centralizar as informações úteis e facilitar as decisões estratégicas.  

Para garantir que a quantidade certa de mercadorias esteja disponível em uma organização, é importante gerir os processos internos e de produção, conforme as demandas dos clientes e as necessidades operacionais.

Nesse caso, a gestão de estoque durante as vendas requer dados de compras, novos pedidos, expedição, armazenamento, recebimento, satisfação do cliente, prevenção de perdas e giro. E tudo um sistema de gestão poderá oferecer!

Controle de estoque de receitas recorrente

O excesso de estoque dá a impressão de fartura e poder aquisitivo, no entanto, essa  relação é inversa. Quanto mais produtos estiverem armazenadas, mais responsabilidade de venda a empresa terá, correndo riscos de encalhe, sem contar perdas, roubos e extravios.

É fato que mercadorias estocadas por muito tempo tem menos chances de encontrar um destino, entretanto, estoque vazio também é um mau sinal. 

O modelo de receitas recorrentes é a melhor alternativa para sanar esses problemas, pois facilita a previsão de demanda. Elas mensuram a quantidade de clientes e a média de conversões necessárias para a instituição trabalhar com segurança. 

A partir desse processo, a vazão do estoque aumenta e o dono do negócio pode se planejar adequadamente, verificando as quantidades, a frequência de pedidos e as informações financeiras e sobre os fornecedores, que ajudam a traçar melhores estratégias. 

Aqui, contar com um apoio de um sistema de gestão também é fundamental.

Principais ferramentas para o controle de estoque?

Suponhamos que você é um empreendedor que deseja permanecer lucrativo e competitivo. Nesse caso, será necessário conhecer e usar o máximo possível de técnicas, estratégias e ferramentas para gestão de estoque. 

Afinal, essa ideia te ajudará a economizar custos e potencializar os lucros. Pensando nisso, listamos algumas das principais ferramentas para gestão de estoque:

#1. Modelo de produção Lean — Kanban

Kanban é uma metodologia de controle de estoque que gerencia os processos visualmente, otimizando as atividades operacionais e administrativas da empresa. 

Aqui, os usuários podem aplicar cartões coloridos ou post-its para entender em qual etapa está cada produto ou ação da instituição.

Com isso, a rotina no estoque se torna mais fácil, onde o monitoramento das funções e reconhecimento dos erros é evidente e simplificado.

#2. Sistema ERP com controle de estoque integrado

O Enterprise Resource Planning (ERP), Sistema de Gestão Empresarial em português, é uma solução tecnológica que aprimora a inclusão dos dados e o fluxo das informações. 

Com o auxílio dessa ferramenta, o profissional gerencia as atividades operacionais da instituição com mais segurança e credibilidade, além de permitir uma tomada de decisões mais estratégicas.

Vale ressaltar que um bom sistema ERP permite a elaboração de inventários e facilitar as análises desempenho de todos os produtos no estoque.

#3. Controle de estoque por código de barras

O código de barras é a representação gráfica de uma informação, que configura dados numéricos ou alfanuméricos para identificar um produto.

Ele é usado na padronização de mercadorias em estoque, permitindo que os profissionais registrem os itens com mais rapidez, além de facilitar o trabalho das operações

#4. Gerenciamento Just In Time

O Just in Time é uma metodologia usada na gestão de empresas, principalmente em fábricas, que visa produzir a quantidade exata para atender a sua demanda, comprando matéria-prima no momento correto e entregando o produto no prazo estipulado — o que evita estoque em todo o processo produtivo.

Quando bem executado, o Just In Time ajuda a reduzir custos de manutenção e o risco de perdas, assim como: 

  • oportunidades de venda;
  • insatisfação de clientes;
  • falta de credibilidade no mercado.

Entretanto, essa ferramenta requer bons fornecedores, capazes de receber, processar e entregar os pedidos com agilidade para caso surja uma boa oportunidade de negócio.

Métodos para o controle de estoque

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Muitas empresas não sabem ou entendem como ser eficiente na gestão de estoque, negligenciando a aplicação de metodologias adequadas e boas práticas para executar este controle corretamente.

Porém, o grau de relevância dessas aplicações está ligado a importância dos produtos para o sucesso do negócio. Por isso, separamos as melhores metodologias e orientações para que os gestores implementem boas práticas. Confira!

1. Método PEPS

O método Primeiro que Entra, Primeiro que Sai, conhecido como PEPS, segue uma ordem  cronológica conforme as mercadorias que entram e saem do estoque.

Nesse caso, assim que a empresa realiza uma venda, o setor comercial dará baixa nas primeiras unidades que entram, sendo também as primeiras que serão despachadas quando as vendas ou a produção iniciar. 

Essa metodologia utiliza os custos dos lotes mais antigos, em seguindo o segundo mais antigo, o terceiro e assim por diante, ordenando a circulação do produto e refletindo com precisão o seu custo real. 

2. Método UEPS

O Último a Entrar, Primeiro a Sair (UEPS) orienta a organização com o raciocínio contrário ao do método anterior, o PEPS. Aqui, o custo do estoque considera o preço das últimas unidades adquiridas e lançadas no controle de estoque.

Portanto, os preços mais recentes é que valem, já que refletem os últimos gastos com a aquisição de mercadorias.

Esse é um dos métodos mais recomendados, sendo inclusive utilizado pelo Fisco. Todavia, nem todos os setores podem utilizá-los, sendo inviável nas empresas que lidam com gêneros perecíveis como alimentos.

3. Método MPM

No Brasil, a Média Ponderada Móvel ou Preço Médio Ponderado (MPM) é muito utilizado pela sua facilidade de implementação.

Em síntese, ele controla permanentemente cada aquisição de mercadorias para que o cálculo de custos seja sempre refeito. Aqui, somam-se os custos do primeiro lote com os do segundo lote e divide-se pela quantidade total de produtos.

Dessa forma, o preço médio dos ativos de estoque proporciona retornos moderados e seguros.

Quem pode fazer o controle de estoque?

Ao longo deste artigo, vimos que o controle do estoque é fundamental para controlar todas as entradas e saídas de produtos e insumos das empresas.  

Com essas informações, o gestor terá conhecimento de quais produtos são mais aceitos no mercado consumidor e quais não são, criando diferentes estratégias de comercialização. 

Lembre-se também que o estoque é tanto de matéria-prima como de produto acabado, que depende exclusivamente da área de atuação das organizações. Em alguns casos, por exemplo, elas podem controlar os dois ou apenas um.

Resultados de um bom controle de estoque

Uma instituição que realiza a gestão de maneira eficiente, logo percebe os benefícios de um controle realista, potencializando os resultados. Afinal, com o estoque em dia é possível praticar melhores preços de venda, além de atender seus clientes com mais agilidade e qualidade.

Tendo isso em mente, listamos algumas das principais vantagens que esse processo oferece:

  • usar o capital de giro com sabedoria.
  • satisfazer as necessidades de vendas conforme a demanda.
  • negociar com bons fornecedores de materiais e componentes;
  • melhorar o controle logístico dos produtos e materiais;
  • se adaptar e às cotas de abastecimento;
  • aumentar o espaço de produção;
  • identificar produtos ainda em estoque;
  • entender o impacto do estoque nos resultados financeiros;
  • criar estratégia de capital de giro;
  • melhorar o atendimento ao cliente.

Importância do controle de estoque

Definir e implementar processos, que gerem a integração de todas as atividades e procedimentos, assegurando a qualidade das informações de cada item em estoque para facilitar todas as atividades da cadeia produtiva, é a grande sacada que os gestores precisam ter na hora de construir um bom planejamento. 

Para o gerenciamento correto, a empresa deve integrar seus dados com seus fornecedores, o que possibilita a criação de indicadores para reposição e redução de produtos armazenados, parados no estoque, entre outras ações necessárias no dia-a-dia. 

Assim, é possível aumentar a lucratividade, melhorar o fluxo de caixa, minimizar os espaços dos estoques, entre outros benefícios. 

Problemas gerados pela falta de controle de estoque

A falta de um controle de estoque influencia diretamente nos gastos e também nas receitas. Por isso, é importante buscar o equilíbrio entre os produtos no estoque e a demanda dos clientes. 

E não realizar esse processo fará com que a organização sofra dos seguintes problemas:

1. Falta de produtos específicos

Quando um cliente deseja um produto que não está disponível, a empresa perde credibilidade e não obtêm o lucro que resultaria dessa venda. 

A falta de controle do número de produtos que existem no estoque e o atraso na compra de novos itens junto aos fornecedores são os causadores desse problema.

2. Produtos encalhados no estoque

O excesso de estoque resulta na perda de antigas versões ou modelos de produtos que já passaram do prazo de validade (produtos perecíveis)

Além de desperdiçar dinheiro, as empresas precisam liquidar esses itens para reduzir o prejuízo, ganhando muito menos retornos do que obteriam vendendo o mesmo produto enquanto ele ainda estava à venda.

3. Comprar produtos na hora e na quantidade errada

Entender como acontece o giro de produtos e a demanda dos clientes é fundamental para determinar a hora certa de comprar novos produtos para o estoque. Não saber como realizar esse processo pode acarretar sérios prejuízos.

A função do controle de estoque garante que não falte matéria-prima em cada uma das etapas do processo de produção, evitando atraso durante a fabricação dos produtos. 

Além disso, assegura que os clientes encontrem os produtos desejados para poderem ser vendidos e zela pela disponibilidade de todos os materiais necessários para que um serviço possa ser executado.

Boas práticas: melhore o controle do seu estoque

Para manter a competitividade, as empresas estão se adequando ao processo de globalização, através da implantação de modernas tecnologias e de novos processos organizacionais. O investimento em um sistema ERP para controle de estoque, por exemplo, é uma delas. 

O software utiliza determinadas variáveis para conhecer melhor o nível de estoque mínimo (margem de segurança), lead time de entrega da empresa fornecedora, taxa de consumo médio conforme as flutuações sazonais e outros aspectos importantes para tomada de decisão.

Desse modo, é possível fazer pedidos mais direcionados e enxutos que realmente terão uma boa saída, reduzindo os riscos de a mercadoria ficar encalhada.

Todavia, esse sistema deverá atender as necessidades da empresa e apresentar um bom custo-benefício. Afinal, a otimização da entrada e saída de mercadorias proporciona uma visão sistêmica sobre as operações, diminui o risco de falta ou excesso de produtos e reduz o risco de eventuais prejuízos.

São muitas vantagens para sua empresa ter um ERP gestão de estoque. Entre as principais, podemos citar:

  • controle eficiente; 
  • produção de relatórios;
  • gerenciamento de compras;
  • melhoria na relação com fornecedores;
  • captura de NF-e diretamente da SEFAZ.

Agora me conta uma coisa: sua empresa já utiliza um sistema ERP para o gerenciamento das operações?

Então, conheça as soluções que a Sensio oferece para você! Entre em contato com dos nossos colaboradores e saiba como podemos te ajudar.

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Até a próxima!

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