Você ouve falar de sistema ERP mas não sabe o que significa? Quer saber tudo o que esse tipo de software pode fazer pela sua empresa? Vamos te mostrar tudo nesse artigo.
A sigla significa Enterprise Resource Planning, que é um sistema que gerencia de forma integrada as informações de uma empresa. Tendo como objetivo tornar a gerência um processo mais tranquilo, por meio de uma visão holística de todos os recursos disponíveis e controle total de suas informações.
Ele é uma ferramenta densa em dados, o que facilita a tomada de decisão com base em análises, evitando falhas e tornando automática algumas tarefas do dia a dia. Dessa forma, se dá o nome em português de Planejamento dos Recursos da Empresa.
História do ERP Para que o ERP fosse desenvolvido houve uma série de sistemas que foram sendo criados e aperfeiçoados até chegar ao que conhecemos hoje. O primeiro passo foi dado em 1950, quando começaram a circular os primeiros sistemas de controle de estoque .
Somente na década de 1970, com a expansão econômica e disseminação da computação o MRP (Materials Requirement Planning) foi desenvolvido, tendo como objetivo fazer o planejamento para requisição de materiais. Se tornando uma forma de suprir a necessidade de controle do estoque de matéria-prima, que passou a ser feito por meio da previsão de faturamento e com base no que já havia armazenado.
Na década de 1980, com a evolução da tecnologia, houve maior disseminação e o barateamento desse sistema, por meio das redes de computadores ligadas a servidores. Com isso, o MRP sofreu uma alteração e passou a ser chamado de MRP II, passando a controlar mais atividades como mão de obra e maquinário. Era uma forma de integrar mais a comunicação entre os departamentos de uma empresa agregando assim a área de gestão, que é composta pelas finanças, compras, vendas e RH.
Com as constantes evoluções e necessidades de integração das empresas se tornando cada vez maior, o sistema foi evoluindo, até se tornar o ERP, no qual as atualizações são frequentes e fazem parte da melhoria do sistema. Esse modelo integra áreas como finanças, vendas, contabilidade, produção e os outros setores da empresa, deixando a gestão mais eficiente.
Um dos seus diferenciais é essa integração automática, que possibilita que assim que um produto é vendido o sistema atualize o estoque, por exemplo.
Entendendo o que é ERP Um sistema ERP se propõe a gerenciar de maneira integrada todas as áreas da empresa. Por isso, a arquitetura é interligada e faz com que se ganhe em agilidade e eficiência.
Tudo parte de uma base de dados central única, o que garante a consistência das informações através das diversas funções da empresa.
Por exemplo, o departamento financeiro de uma empresa sem sistema ERP pode ter que solicitar os dados das vendas e compras aos respectivos departamentos, e então gerar planilhas com contas a pagar e a receber.
Porém, não existe interligação consistente e em tempo real das informações. Além do risco de duas pessoas trabalharem em bases de dados diferentes. É improdutivo e ainda pode acarretar erros com prejuízos grandes.
Com um bom software ERP, esse processo seria feito de maneira automática e em tempo real, com todos os usuários tendo acesso às mesmas informações.
Para que o entendimento sobre as características do sistema seja completo é preciso entender primeiro que existem alguns tipos de software ERP. Vamos falar de dois deles, o On-Premise e o Nuvem.
No sistema On-Premise , a instalação acontece no hardware e servidores da companhia que adquire o sistema, desse modo quem gere ele é o departamento de TI da própria empresa, necessitando de maior investimento.
Já no sistema Nuvem , como o Sensio ERP, há uma assinatura e os recursos do software, como o armazenamento e o banco de dados ficam disponíveis para serem acessados de qualquer lugar por meio da Internet. Para entender os benefícios de um sistema em nuvem, temos um artigo no nosso blog que explica tudo.
Vamos apresentar algumas das características básicas de um sistema ERP, assim fica mais simples entender e se valer desses critérios para a escolha do melhor sistema para sua empresa.
1. Todas as áreas da empresa integradas Toda empresa possui informações que são atualizadas e geradas diariamente, imagine quanto tempo e dados as pessoas dos departamentos não perdem para conectar e atualizar manualmente, muitas vezes em planilhas
Com um ERP os setores já estão interligados automaticamente, logo todos os dados podem ser analisados em tempo real e sem erros de cálculos. A empresa não perde tempo cruzando dados, verificando inconsistências ou até mesmo se preocupando com backups.
2. Informações atualizadas em tempo real Já que mencionamos que as informações são atualizadas em tempo real, vamos falar dessa parte. Como você analisa os dados da sua empresa? Na maioria dos casos as empresas analisam cada setor separadamente, como o de vendas. Se não estamos tendo lucro é por causa das vendas não é mesmo?
Nem sempre, o problema pode estar no atraso da produção, ou na quantidade alta de estoque. Com um sistema ERP você consegue ter todas essas informações na palma da sua mão. E assim analisar sem medo de haver dados incorretos ou precisar ficar reunindo toda equipe, uma única pessoa é capaz de fazer isso.
3. Mais confiança no uso das informações Se a sua empresa utiliza diversos sistemas específicos para cada área, com uma base de dados descentralizada, você está correndo risco de estar analisando dados não confiáveis.
Quase todos os sistemas de gestão hoje em dia possuem atualizações em tempo real de suas informações. Porém, quando você tem essas informações atualizadas em vários sistemas, você pode ter alguns problemas ao tentar interligá-las.
A maioria dos sistemas exportará planilhas para análises em formatos diferentes de apresentação dos dados, assim já encontramos o primeiro problema.
Além disso, será necessário ter alguém confiável para analisar, e principalmente, que entenda de todas as funções da empresa, correndo o risco de errar alguma coisa, dado o volume de informações.
Uma pessoa da área financeira pode não conseguir conectar os dados corretamente ao setor de produção. Com o ERP não há esse risco, pois já está tudo conectado, tornando assim tudo muito mais prático.
4. Visão 360 da empresa Você tem uma visão macro da sua operação? Sabe quais as regiões mais vedem seu produto? Sabe quanto tempo está levando em média para faturar seus pedidos? Ou como anda seu fluxo de caixa?
Um bom ERP irá proporcionar uma visão completa de todas essas áreas, transformando a gestão da sua empresa em uma gestão baseada em dados .
Cada vez mais é importante integrar essas informações geradas à administração do seu negócio. Segundo a Harvard Business Review, as empresas que tomam decisões baseadas em dados performam melhor.
Com dashboards, relatórios e gráficos, o sistema ERP pode transformar a cultura da empresa e melhorar a qualidade das decisões tomadas.
Benefícios de um sistema ERP Além dessas características citadas que por si só já são excelentes benefícios para justificar a escolha de um sistema ERP, podemos citar vários outros benefícios que podem ser obtidos, como:
Redução de custos Modularidade flexível entre áreas Precisão dos dados Informações em tempo real Inteligência de processos Segurança das informações Gestão modernizada Controle de fluxo de caixa Relatórios mais completos Padronização de processos e dados Informações integradas Escalabilidade
Sistema ERP não é apenas para grandes corporações Muitos donos de pequenos negócios possuem medo de implementar um software do tipo ERP ou simplesmente pensam que é muito caro ou complexo para sua empresa.
Entretanto, isso não é verdade. Existem excelentes opções de ERPs voltados para pequenas empresas no mercado. Esses sistemas levam em conta a questão dos recursos limitados e proporcionam os mesmos benefícios que uma empresa grande obteria.
Não deixe de aproveitar tudo o que um ERP pode oferecer, qualquer que seja o tamanho ou setor da sua empresa.
Em resumo Um sistema ERP é um software que possui inúmeras funções e objetiva integrar a gestão de uma empresa. Com um foco em consistência, eficiência e comunicação entre áreas, o ERP pode beneficiar muito a administração de qualquer empresa.
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