O Kanban é um modelo de controle de gestão que permite, através de um sistema de organização simples, que sua empresa lide melhor com as atividades do dia a dia.
Preparamos um segundo artigo sobre essa metodologia, mostrando tudo o que você precisa saber sobre o Kanban .
Aqui, vamos trazer casos de empresas que aplicaram e conseguiram obter melhores resultados a partir de então.
Está curioso e quer ver mais detalhes sobre o quadro Kanban? Então, esse texto é para você.
Bora?
Quadro Kanban online
Algumas instituições, por exemplo, podem gostar de ter um quadro físico com cartões e notas adesivas. Isso permite que empresas que estão começando tenham uma abordagem eficiente e de baixa tecnologia, o que não exige altos investimentos.
Vale ressaltar que um quadro Kanban físico funcionará se sua equipe estiver toda no mesmo ambiente, puder visualizar as mesmas atividades e trabalhar nas mesmas horas.
Ou seja, o Kanban físico é bom mas, talvez, não seja 100% ideal para a rotina de uma empresa como um todo.
Mas então existe alguma solução tecnológica para esse impasse?
Sim, hoje em dia existem inúmeras ferramentas que fazem esse trabalho com praticidade e mais vantagens, principalmente quando é possível personalizar um sistema de acordo com as características e necessidade da empresa.
Nesse caso, estamos falando do modelo de quadro Kanban online.
Por que o Kanban online é melhor do que o Físico? Para ser honesto, o maior desafio de um quadro Kanban físico é a disponibilidade em que essas informações ficaram expostas para toda empresa.
Em síntese, é preciso encontrar formas que atualizem com agilidade e sem erros todas as etapas que sua empresa leva para colocar seu produto/serviço no mercado.
É por isso que um quadro Kanban digital on-line supera um físico todas as vezes.
A seguir vamos algumas situações onde o Kanban digital supera as dificuldades do modelo físico:1. Nas etapas do processo
Para ter uma comunicação mais assertiva, o uso de um quadro Kanban digital e sistema de gerenciamento de projeto permite integrar as principais informações sobre sua empresa em um único lugar. Isso faz com que qualquer eventual problema que ocorra, facilmente será identificado, sinalizado e corrigido.
2. Pequenos detalhes
Os quadros Kanban on-line oferecem a capacidade de escrever tudo o que for necessário para o andamento das etapas do processo.
Imagine que será necessário briefing, relatórios, imagens, detalhes, composição, responsável técnico e incluir anexos são exemplos de recursos que podem ser necessários para a organização do seu quadro Kanban.
Além disso, você também tem um sistema de cores que facilita ainda mais a rotina operacional das empresas. 3. Histórico e personalização
E se você escrever todas as suas tarefas, alinhá-las e depois esquecer algo importante? O que você faz agora? Recomeçar? Todo esse trabalho pode ser perdido.
Com o Kanban digital esse tipo de situação pode ocorrer tranquilamente, uma vez que o sistema permite editar, alterar e ajustar.
4. Notificações
Essa é uma vantagem enorme, mas muitas vezes esquecida, de uma ferramenta de gerenciamento de projetos online.
Entre o movimento de uma coluna para outra no modelo Kanban, as tarefas “Em andamento” e “Concluídas” podem ser notificadas a sua equipe assim que apresentarem alguma alteração ou novidade.
Isso traz profissionalismo à administração de um negócio, sendo também o principal responsável por aumentar a eficiência da gestão e aproveitamento das horas trabalhadas.
5. Espaço e local otimizado
Um Kanban físico não centraliza suas informações de forma eficiente, ou seja, todos os lançamentos são feitos manualmente. Isso faz com que o espaço onde ficará localizada essas informações seja insuficiente, havendo a necessidade de criar novos quadros.
Nesse caso e ao contrário do modelo físico, uma ferramenta digital Kanban reunirá todas as informações num único lugar, sem limite de espaço ou até mesmo a necessidade de construir ou modificar a estrutura principal do quadro.
6. Home office
Após a pandemia da Covid 19, o Home office vem crescendo cada vez mais e trazendo inúmeras transformações para a rotina corporativa. Com isso, surge a necessidade de trazer novas soluções para que o trabalho remoto seja eficiente.
O Kanban digital é, sem dúvidas, uma ótima maneira para começar a idealizar esse resultado. Isso porque ele serve para organizar as funções e atividades de cada departamento. Além disso, por se tratar de uma ferramenta online, pode ser acessado de qualquer lugar ou ambiente que tenha acesso a internet.
Empresas que utilizam o sistema Kanban Agora que conhecemos tudo sobre a metodologia Kanban e como ela impacta a rotina, a produtividade e o dia a dia operacional das empresas, vamos mostrar alguns exemplos de como e onde podemos utilizá-la.
Com isso, esperamos te ajudar a construir uma noção própria e novas ideias de uso para esse tipo de solução.
Vale ressaltar que os resultados obtidos a partir disso, são alterados de acordo com as características e necessidades de cada negócio.
1- Gestão de conteúdo Uma empresa do ramo de produção de conteúdo ou marketing digital, utiliza o modelo Kanban para lidar melhor com o processo de criação de pautas/conteúdos, e organização de tarefas que dão sequência a aprovação do material.
Por isso, é comum as mesmas usarem o Kanban com as seguintes colunas:
Para produção Aprovação Em andamento Publicado Segundo os responsáveis pela área, por ser tudo online, atualizado em tempo real e disponível em aplicativos móveis, a criação, aprovação e publicação de um conteúdo que antes poderia demorar mais de uma semana, hoje acontece em 24 horas.
Como resultado, vemos um aumento significativo da produtividade desse tipo de empresa.
2- Gestão de projetos Empresas especializadas em desenvolver soluções multicanal por meio de diversas ferramentas de atendimento ao seus clientes, também utilizam o Kanban para realizar uma gestão mais ágil do seus projetos.
Nesse caso, o quadro não terá restrições e qualquer um na empresa pode solicitar a análise de todos os projetos, uma vez que as informações encontradas serão de uso comum e integradas entre os departamentos.
As colunas serão construídas da seguinte forma:
Backlog Aprovado Não aprovado Parado Assim que uma solicitação entrar no Backlog, o projeto deve ser analisado e o parecer de aprovação deve ser feito o mais rápido possível e, em caso positivo, já com o escopo, recursos e prazos definidos.
Para evitar que demorem para analisar os projetos e enviar para o desenvolvimento, é recomendável o uso de um plugin. Isso define um número máximo de cartão parados em uma lista e quando esse número é excedido, aparecerá uma uma sinalização (sistema de cores) no topo da lista.
Vale ressaltar que para cada uma das listas, existe um equipe especializada no assunto, evitando assim que qualquer cartão fique parado por falta de um responsável para assumi-lo.
3- Equipe de transformação digital Com o mundo digital, cada vez mais importante e necessário para desenvolvimento comercial de um negócio, as empresas de marketing se tornam cada vez mais competitivas e complexas.
Além do trabalho de evangelizar colaboradores e disseminar a transformação digital pela empresa, uma prestadora desse tipo de serviço também é responsável pela implantação de novos processos.
A busca de dados sobre clientes, potenciais clientes, leads, taxa de conversão, por exemplo, são necessárias para essas empresas e que dependem de informações de outros setores - vendas e comercial.
Por isso, para tornar esse processo mais ágil e eficiente, também é necessário criar um fluxo de tarefas, que usa 5 listas, veja:
Tarefas que precisam ser feitas Fazendo Feito Aguardando terceiros Relatórios Caso seja necessário aumentar a complexidade, organizando com mais informações a estrutura do quadro Kanban, é possível acrescentar etiquetas coloridas e alguns outros detalhes, como:
Não urgente e importante Urgente e importante Urgente e não importante Não importante e não urgente Considerações finais Uma característica comum a todas essas empresas que usam kanban é que além de empregarem um software para gerenciar seus quadros e listas de tarefas, fazem uso de outras ferramentas para otimizar a sua gestão, principalmente para coletar, organizar informações ou até mesmo permitir o acesso de outros departamentos.
Imagina ser capaz de controlar suas tarefas na mesma plataforma onde se encontram todos os dados necessários para o funcionamento da empresa. E aí, pensou?
Pois é exatamente o que o sistema de gestão integrado da Sensio ERP pode fazer por você.
Você consegue colocar tags e separar tarefas por funcionários, tornando todo o processo de trabalho mais visual e intuitivo. Dessa forma, também é possível acompanhar e direcionar atividades específicas para cada etapa ou movimento de mercadorias.
Se você é uma das empresas que já usam Kanban ou se interessou pela metodologia e pretende adota-lá, saiba que a Sensio ERP pode deixar esse processo ainda mais ágil e produtivo, fornecendo análise mais assertiva com o uso da inteligência artificial e permitindo que você acompanhe os processos em andamento e concluídos da sua empresa.
Além disso, sua equipe vai controlar a ordem de produção de todos os CNPJ relacionados ao produto final e na produção de todos itens que fazem parte da sua composição, tanto para movimentação quanto para a produção dos mesmos.
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Até mais!
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