A nota fiscal é um documento importante que comprova todas as trocas comerciais, oficializando as transações e controlando o recolhimento de impostos.
Nesse sentido, os resultados obtidos com esses registros são significativos tanto para pessoas físicas/jurídicas terem respaldo dos produtos/serviços comprados quanto para o governo mensurar, de forma válida, todas as atividades econômicas do país.
É por esse e outros motivos que emitir a NF é uma obrigação do vendedor e se você ficou curioso e quer saber mais a respeito, basta continuar a leitura que contamos tudo.
Vamos?
Emissão de NF é obrigatória A nota fiscal por definição registra as principais informações comerciais entre as empresas, fornecedores e seus clientes, repassando aos órgãos públicos competentes todos os dados necessários que ocorreram ao longo dessa relação.
É exatamente por passar na mão de vários agentes econômicos que a emissão desse documento ganha uma certa complexidade.
Sempre que uma empresa realiza uma venda, por exemplo, é preciso emitir a NF para o comprador. Esse tipo de obrigatoriedade está conforme a lei Lei 8137/1990 e para cada tipo de empresa, produto ou serviço haverá uma maneira específica de registrar essas informações.
Além disso, o estabelecimento que não faz emissão da NF, poderá pagar uma multa equivalente a 10 vezes o valor da nota. Também vale ressaltar que o empreendedor pode ser detido por até 5 anos de prisão caso a má prática de gestão continue acontecendo.
Por isso, se o seu negócio deseja evitar multas e penalidades, é fundamental conhecer os diferentes tipos de notas fiscais.
Como funciona a emissão da nota fiscal? Antes de apresentar as principais notas fiscais, você precisa saber que a emissão desse documento é feita de acordo com a natureza do serviço que seu negócio presta ou mercadoria que vende.
Ao formalizar sua empresa, por exemplo, o empreendedor vai precisar definir os seus respectivos CNAEs, ou seja, classificar as atividades econômicas que seu negócio realiza.
Em posse desse registro, basta entrar com o pedido na prefeitura e emitir a sua Nota fiscal de acordo com o CNAE que melhor identifica os serviços prestados.
Por fim, conforme o citado Código Tributário Nacional, a nota fiscal deve ser armazenada pelo período de 5 anos. E isso não muda na versão eletrônica desses registros, certo?
E a vantagem disso é que NF-e você encontra facilidade na hora de armazenar com o XML do arquivo, uma vez que isso pode ser feito através do armazenamento em nuvem.
Principais tipos de notas fiscais Nesse tópico, vamos te apresentar os cinco principais tipos de notas fiscais na versão eletrônica.
O primeiro exemplo que vamos discutir neste texto é sobre a NF-e, Nota fiscal Eletrônica.
Essa nota é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente que substitui o modelo convencional. Isso quer dizer que a NF-e na verdade não é o papel que estamos acostumados (DANFE), e sim o arquivo em formato XML assinado digitalmente e autorizado pela SEFAZ.
Seu principal objetivo é registrar a venda de produtos físicos, com cobranças de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), expedidos junto às secretarias estaduais da Fazenda.
Para validar esse tipo de registro, por exemplo, é preciso que sua empresa também tenha um certificado digital próprio. E após isso, é possível garantir a integridade dos dados e a autoria do vendedor.
Em seguida, este arquivo eletrônico será transmitido via internet para a Secretaria da Fazenda do Estado em que estiver localizado o emissor e, com a posse desse arquivo, a mercadoria poderá circular fora da empresa de origem.
Como esse registro é totalmente digital, será necessário que o agente responsável pela mercadoria também emita um documento auxiliar da Nota Fiscal (DANFE), que acompanha o produto durante a logística do transporte. A DANFE é apenas uma representação gráfica da NF-e, o documento que possui validade jurídica em si é o arquivo XML.
Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e) A Nota Fiscal eletrônica de Serviços, a NFS-e, é um documento fiscal digital necessário para certificar uma operação de prestação de serviços entre compradores e vendedores.
Empresas que necessitam emitir esse documento, devem expedir o modelo de nota junto à prefeitura em que está registrado o CNPJ da sua organização.
É muito comum que as NFS-e sejam usadas em serviços de assinatura, empresas de soluções digitais e para qualquer outra operadora de serviço, como creches, hotéis, academias e afins.
Por se tratar de um registro que exige apenas da Inscrição Municipal é possível gerar o DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônico) de forma rápida, o que oferece muita mais flexibilidade para as partes envolvidas na negociação em comparação com os outros tipos de notas fiscais.
Também é importante entender que enquanto algumas cidades permitem a emissão de NFS-e com um simples cadastro pela internet, outras pedem o uso de um certificado digital.
Por isso, é extremamente válido que você consulte algum especialista da área financeira para ter mais conhecimento sobre esse processo.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) O Conhecimento de Transporte eletrônico (CT - e) é um documento fiscal que faz o registro da operação de prestação de serviços de transporte de carga. Ou seja, assim como nas transações comerciais, o transporte também precisa ser documentado.
Isso faz com que esse documento seja de responsabilidade das transportadoras e não da empresa de origem. Ou seja, em uma linha direta de atribuições, após o registro da mercadoria, também é preciso registrar o seu transporte.
Esse tipo de registro é mais um modelo de documento eletrônico que substitui o formato manual usado até 2012.
Nessa nova configuração, por exemplo, a comprovação do serviço prestado ocorre por meio de uma assinatura digital e mediante autorização da secretaria de Estado da fazenda.
Após a comprovação, o CT-e torna-se responsável por mapear os serviços de transporte de carga entre estados ou municípios.
O objetivo desse documento é fazer com que as empresas não tenham erros entre as notas e os produtos que estão sendo efetivamente transportados, além de aumentar a rapidez do processo e diminuir custos operacionais com pagamentos duplicados.
É importante ressaltar que o CT-e é um documento independente e sua emissão deve ser feita uma a uma, portanto, cada lote transportado deve ter sua própria assinatura digital individual.
A emissão do CT-e é obrigatório para empresas da modalidade:
rodoviária; dutoviária; aérea; ferroviária; aquaviária; cadastradas como operadores no sistema Multimodal de Cargas. Por fim, para realizar a emissão desse documento a empresa deve estar credenciada junto à Sefaz do seu estado e nas demais unidades da federação onde ela opera, optando por emitir em mais de um estabelecimento, se for o caso.
Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e) O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, conhecido como MDF-e, é um documento obrigatório requisitado pela Secretaria da Fazenda e Planejamento (SEFAZ).
Esse registro é válido para empresas que fazem seu próprio transporte rodoviário interestadual ou intermunicipal.
Ou seja, ele acoberta as operações de transporte de mercadorias assim como o CT-e, contudo, é utilizado quando as empresas de origem possuem frota própria para entregas.
Nele, são informados os CT-e e NF-es acobertados e informações da viagem, como por exemplo as UFs do percurso e a placa do veículo utilizado.
A partir disso, a fiscalização do transporte de cargas em território nacional torna-se mais fácil, principalmente, em movimentações mais complexas que vinculam diferentes documentos a uma única unidade.
É através desse registro que você consegue rastrear uma carga e informar seus consumidores uma estimativa para entrega da mercadoria.
As empresas de transporte que desejam emitir a MDF-e precisam credenciar-se junto à Secretaria da Fazenda, adquirir um certificado digital para validar este documento e contratar um software emissor de documentos fiscais. Além disso, é preciso fazer o cadastro Nacional de Emissores (CNE).
Após essa série de solicitações e cadastros é necessário transmitir seu MDF-e para a Secretaria da Fazenda do seu estado para emitir um outro registro digital, o DAMDFE, que serve como documento auxiliar do manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos).
Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, também conhecida como NFC-e, foi criada com o objetivo de controlar e fiscalizar melhor as transações dos setores de varejo e comércio, substituindo o antigo cupom fiscal.
O cupom fiscal convencional ainda é utilizado em muitas regiões do país, contudo é interessante saber que já existe sua versão digital.
Esse é um documento com o formato parecido com o da NF-e, porém para operações de varejo para o consumidor final, sem mesmo a necessidade de identificar esse consumidor.
A NFC-e é um projeto mais recente e que não foi totalmente adotado por todas as UFs, por isso é preciso verificar com a SEFAZ do seu estado antes e geralmente realizar um cadastro específico para emitir esse tipo de documento.
Uma vantagem da NFC-e para estabelecimentos comerciais é a possibilidade de emitir seus documentos fiscais sem a necessidade de equipamentos específicos, como uma impressora fiscal.
Assim, todos os custos envolvidos na impressão e no armazenamento dessas notas não serão mais necessários ou de responsabilidade da empresa.
Também como os registros anteriores, a NFC-e conta com seu documento auxiliar (DANFE) para validação de transação quando for necessário imprimir esse arquivo.
No próximo tópico vamos entender a diferença entre esses documentos, DANFE e NF, a fim de evitar que você confunda o objetivo de cada um.
Você sabe a principal diferença entre Notas Fiscais e do DANFE? Apesar de estarem relacionados, o DANFE e a NF não se referem ao mesmo documento e muitas empresas se confundem na hora de emitir e usar cada um.
Por esse motivo é interessante saber diferenciar esses registros.
A Nota Fiscal eletrônica, por exemplo, refere-se ao documento digital em formato XML criado para substituir a nota fiscal de papel. Seu objetivo maior é facilitar a emissão das notas e tornar a fiscalização mais eficiente para a Receita Federal, eliminando os riscos de fraude e sonegação.
Por outro lado, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica é uma representação gráfica simplificada da NF-e. É o DANFE que acompanha as mercadorias quando são vendidas aos clientes finais.
Vale ressaltar que para cada um das notas fiscais citadas acima, haverá seu DANFE correspondente, podendo em muitos casos terem a nomenclatura diferente, como por exemplo a versão DAMDFE do Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos.
Como um sistema ERP pode te ajudar? Você deve ter notado que dependendo do ramo no qual sua empresa atua, é preciso não só emitir um mas sim vários tipos de Notas fiscais.
Nesse caso, é extremamente importante e válido que as empresas tenham planejamento, organização e praticidade para iniciar esse processo.
Para esse objetivo, além de contar com um auxílio de um bom especialista em contabilidade, você pode ter uma plataforma onde é possível emitir todas as notas fiscais, de forma prática e intuitiva.
E aí, gostou dessa ideia?
Pois é isso que o Sistema de Gestão da Sensio oferece aos seus clientes. É comum que pequenos empreendedores tenham dificuldade na hora de emitir suas notas sem um auxílio externo e foi pensando nisso que nosso sistema trouxe essa solução.
Na Sensio, uma vez que seu contador configure os dados para emitir nota fiscal, o sistema já puxará as notas fiscais de forma automática.
Para além da praticidade e com o próprio armazenamento em nuvem do sistema, você consegue organizar essas informações com muito mais tranquilidade e facilidade.
Nossa ideia principal é fazer com que os pequenos fornecedores tenham acesso a esses documentos com mais assertividade, evitando assim que nossos clientes tenham problemas com burocracias.
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