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Como realizar uma contagem de inventário precisa e eficiente

Aprenda a definir o escopo da contagem, alocar recursos eficientemente e analisar os resultados para melhorar continuamente sua gestão de estoque.

Postado em
28/6/2024

Imagine poder contar todos os produtos ( produtos acabados e matéria-prima) da sua empresa em apenas alguns minutos, sem erros e com atualizações em tempo real. Isso é possível com a tecnologia RFID, que revolucionou a maneira como empresas estão gerenciando seus inventários. 

A precisão n controle de estoque é essencial para garantir que uma empresa opere e atenda à demanda dos clientes de maneira consistente. 

No passado, processos manuais podiam levar dias para controlar excesso de produtos. Agora, graças ao RFID, esses processos foram reduzidos para apenas algumas horas. 

Essa mudança não só agilizou o trabalho, mas também aumentou a precisão e permitiu ajustes instantâneos conforme as vendas acontecem.

Neste artigo, exploraremos como gestores industriais podem aplicar essas práticas para garantir um controle de inventário eficiente e sem complicações.

Boa leitura!

1 - Planejamento da contagem de inventário

Para começar com o pé direito na contagem de inventário, o planejamento é fundamental. Primeiro, é preciso definir claramente quais itens serão contados e com que frequência. Isso ajuda a evitar surpresas e garante que tudo seja verificado de forma organizada.

Ao definir quais produtos serão incluídos na contagem, você pode focar nos mais importantes, como aqueles que têm maior impacto no seu negócio. 

Além disso, é importante reservar o tempo necessário e designar a equipe responsável. Escolha um momento em que a empresa não esteja tão agitada para realizar a contagem sem atrapalhar as atividades normais.

O objetivo desse planejamento é simples: tornar a contagem de inventário eficiente e sem complicações. Com tudo bem organizado, você garante dados de estoque mais precisos, facilitando decisões rápidas e acertadas para o futuro da sua empresa.

Passo a passo para o inventário:

  1. Definir o escopo:
    • Liste todos os tipos de produtos, materiais ou componentes que precisam ser contados.
    • Priorize itens críticos ou de alto valor.
    • Estabeleça a frequência da contagem, como semanal, mensal ou anual, dependendo da necessidade e do volume de movimentação.
  2. Alocar recursos:
    • Identifique e designe uma equipe responsável pela contagem de inventário.
    • Determine o número de colaboradores necessários com base na quantidade de itens a serem contados e na complexidade do processo.
    • Providencie recursos adicionais, como tecnologia RFID, scanners de código de barras, espaço adequado para armazenamento temporário de itens contados, e qualquer outro equipamento necessário.
  3. Agendar a contagem:
    • Escolha datas e horários que causem o mínimo de interrupção nas operações diárias.
    • Evite períodos de pico de produção ou vendas, quando a atividade é mais intensa.
    • Comunique claramente a todos os envolvidos as datas e horários da contagem para garantir a colaboração e o suporte necessários durante o processo.

Esses passos ajudam a garantir que a contagem de inventário seja organizada, eficiente e não cause grandes impactos nas operações normais da empresa.

2 - Preparação para a contagem

Agora que o planejamento está completo, é hora de contar os produtos fisicamente. O objetivo é garantir que todos os itens sejam contados com precisão para que os registros de estoque estejam corretos e atualizados.

Comece certificando-se de que todos os equipamentos, como scanners de código de barras ou dispositivos RFID, estejam prontos para uso. Organize a equipe para cada pessoa saber claramente quais itens contar.

Durante a contagem, preste atenção aos detalhes para evitar erros. Registre os resultados conforme avança, usando sistemas de gestão ou planilhas eletrônicas para manter tudo em ordem.

Uma execução eficiente não só garante registros precisos, mas também facilita decisões estratégicas, como os ajustes no planejamento de compras baseado em informações confiáveis.

Como treinar sua equipe:

  1. Comece explicando por que a contagem de inventário é fundamental para o funcionamento da empresa, destacando como isso afeta diferentes áreas, como vendas e finanças.
  2. Mostre aos colaboradores como usar os equipamentos necessários, como scanners de código de barras ou dispositivos RFID, de forma correta e eficiente.
  3. Realize sessões práticas onde os funcionários pratiquem a contagem de inventário, simulando situações reais para aumentar a familiaridade com o processo.
  4. Após o treinamento inicial, dê feedback construtivo e apoio contínuo para esclarecer dúvidas e garantir que todos se sintam confiantes ao realizar a contagem real.

Porque é importante: treinar os funcionários para a contagem de inventário é essencial para garantir precisão e eficiência no processo. Isso ajuda a evitar erros e assegura que os registros de estoque sejam confiáveis para tomadas de decisão informadas em toda a empresa.

3 - Métodos de contagem

Após contar os itens fisicamente, é crucial verificar se os registros no sistema correspondem exatamente ao que foi contado. Esse passo garante que os dados sejam precisos e confiáveis para decisões operacionais.

Compare os números da contagem física com os registros digitais da empresa. Qualquer diferença significativa precisa ser investigada para entender por que ela ocorreu. Pode ser devido a erros durante a contagem, falhas nos registros de entrada ou saída, ou perdas não registradas.

Ao identificar as causas das diferenças, faça ajustes nos níveis de estoque para refletir com precisão o que está realmente disponível. Isso ajuda a evitar erros futuros e melhora a eficiência operacional da empresa.

A verificação minuciosa e a correção de discrepâncias são essenciais para manter a precisão dos registros e otimizar a gestão geral do negócio.

Nesse caso, o papel da tecnologia, especialmente de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), se destaca. Afinal, eles facilitam a integração e gestão de dados em toda a empresa, permitindo uma análise precisa das discrepâncias identificadas. 

Eles automatizam o processo de reconciliação entre o inventário físico contado e os registros digitais, identificando rapidamente qualquer diferença e suas causas potenciais.

Aqui estão os três métodos de gestão de inventário mencionados:

  1. Contagem física: consiste na verificação manual de cada item no estoque, item por item. É um método direto e completo para garantir que os registros físicos correspondam aos registros digitais.
  2. Contagem cíclica: envolve a contagem de uma parte dos itens em estoque em intervalos regulares, em vez de realizar uma contagem completa de uma só vez. Este método permite uma gestão mais frequente e rápida do inventário, reduzindo a interrupção das operações diárias.
  3. Tecnologia de apoio: inclui o uso de sistemas avançados de gestão de armazém (WMS), tecnologia de Identificação por Radiofrequência (RFID) e scanners de código de barras. Essas tecnologias ajudam a aumentar a precisão e eficiência da contagem de inventário, automatizando o processo de registro e minimizando erros humanos.

Esses métodos e tecnologias são fundamentais para garantir a precisão dos registros de estoque, facilitando uma gestão eficiente e permitindo tomadas de decisão informadas nas operações empresariais.

Ao usar essas tecnologias junto ao ERP, as empresas podem garantir registros de matéria-prima mais precisos, melhorar a eficiência operacional e realizar análises detalhadas para melhorar continuamente os processos de logística e armazenamento.

4 - Execução da contagem

Depois de estabelecer os processos de contagem de inventário, é crucial manter um monitoramento constante para garantir que tudo funcione ao longo do tempo. 

Isso envolve acompanhar regularmente os resultados das contagens, identificar onde é possível melhorar e fazer ajustes conforme necessário.

O objetivo principal é não só manter os registros de estoque precisos, mas também melhorar continuamente os métodos para tornar as operações mais eficientes. 

Estabelecer métricas de desempenho, como indicadores chave de desempenho (KPIs), ajuda a medir com precisão a eficácia das contagens e o tempo necessário para realizá-las.

Realizar auditorias regulares é essencial para garantir que os procedimentos de contagem estejam sendo seguidos corretamente e para detectar qualquer problema. Analisar os dados das contagens permite identificar padrões e áreas que precisam de ajustes.

Com base nessas análises, são feitos ajustes nos processos de contagem, na formação da equipe ou nos sistemas de gestão, garantindo que os métodos estejam sempre alinhados às necessidades da empresa.

O resultado desse monitoramento contínuo e das melhorias implementadas é uma gestão mais eficaz do inventário, com menos erros e um controle mais preciso dos ativos da empresa ao longo do tempo.

5 - Análise pós-contagem

Após a contagem de inventário, é essencial realizar uma análise minuciosa dos resultados para garantir a precisão dos registros e identificar oportunidades de melhoria.

Comparar os resultados da contagem física com os registros existentes ajuda a identificar discrepâncias e entender onde podem estar ocorrendo erros. A investigação detalhada das causas dessas discrepâncias é crucial para desenvolver ações corretivas eficazes.

Implementar melhorias nos processos de gerenciamento de inventário com base nas lições aprendidas durante essa análise não só corrige erros passados, mas também fortalece a eficiência e precisão do controle de estoque da empresa ao longo do tempo.

6 - Ferramentas e tecnologias de suporte

Usar tecnologias avançadas pode revolucionar a gestão industrial. Sistemas como RFID e WMS automatizam a contagem, reduzindo erros e aumentando a eficiência. 

Sensores e IoT permitem monitorar em tempo real, fornecendo atualizações imediatas sobre movimentações e níveis. Isso não só melhora a precisão dos registros como também economiza tempo antes dedicado à contagem manual.

A análise de dados em tempo real proporciona uma visão clara das etapas produtivas, ajudando a identificar padrões de demanda e ajustar estratégias de reposição rapidamente. Essas tecnologias não apenas otimizam a gestão do estoque, mas também capacitam decisões ágeis e informadas para enfrentar as demandas do mercado com eficiência.

Adotar essas soluções pode significar um controle mais eficiente, reduzindo custos operacionais e melhorando a capacidade de resposta às necessidades do seu negócio.

Conclusão

Gerenciar bem o inventário é essencial para o sucesso operacional de qualquer negócio. Ao longo deste artigo, exploramos passos práticos para melhorar a precisão dos registros de mercadorias, desde definir o escopo da contagem até usar tecnologias como RFID e sistemas ERP.

É crucial manter processos claros de contagem, investir em tecnologia adequada e capacitar continuamente a equipe. O monitoramento regular e a análise cuidadosa dos resultados da contagem ajudam a identificar áreas de melhoria e implementar ajustes necessários.

Ao adotar essas práticas, as empresas não apenas reduzem custos operacionais, mas também fortalecem sua capacidade de responder eficientemente às demandas do mercado.

Com isso, é possível não só aprimorar a gestão de inventário, mas também impulsionar o crescimento e a sustentabilidade do negócio a longo prazo.

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