Guia de Fluxo de Caixa para pequenas empresas

O fluxo de caixa não é um conceito simples e isso faz com que muitos donos de pequenos negócios o deixem de lado na administração de suas empresas. Entretanto, a falta de uma análise detalhada do fluxo de caixa é frequentemente citada em estudos sobre a mortalidade de empresas, em especial dos pequenos e médios negócios. Um estudo realizado pelo SEBRAE em 2013 com micro e pequenas empresas apontou que as empresas que costumam, com frequência, aperfeiçoar produtos e serviços, estar atualizada com respeito às tecnologias do setor, inovar em processos e procedimentos e investir em capacitação, tendem a sobreviver mais no mercado Entender e utilizar o conceito no gerenciamento das operações do dia a dia é fundamental para organizações com recursos financeiros limitados, por isso iremos nesse artigo explica-lo e mostrar como você pode aplica-lo na sua empresa.

A sobrevivência dos pequenos negócios depende da maneira como seu dinheiro se movimenta, e o objetivo é manter um equilíbrio adequado. Assim, a análise de fluxo de caixa é uma ferramenta que pode ajudar sua empresa a não ficar sem dinheiro para cumprir os compromissos financeiros, evitando consequências maiores que podem prejudicar toda a viabilidade do negócio não só a longo prazo, mas também a curto e médio prazos.

1. O que é o fluxo de caixa?

De maneira simplificada, fluxo de caixa é o movimento de dinheiro de saída e entrada do seu negócio. Por exemplo, as empresas possuem contas a pagar e contas a receber. Se o fluxo de dinheiro saindo da sua empresa (pagamentos) é maior do que o fluxo de dinheiro entrando na sua empresa (recebimentos), então você possui um fluxo de caixa negativo e isso é um problema para sua empresa. Se isso ocorrer com frequência, o dinheiro em caixa do seu negócio irá diminuir até chegar a um ponto em que não será mais suficiente para pagar suas despesas, o que pode significar em alguns casos até mesmo a falência da empresa.

As contas a pagar de uma empresa são as responsabilidades financeiras que ela possui, como o pagamento de salários, pagamento de fornecedores, e empréstimos contraídos. Enquanto isso, as contas a receber representam os ativos que a empresa possui e geralmente estão na forma do dinheiro que você recebe dos seus clientes pelo fornecimento de bens e serviços, mas podem também vir na forma de rendimentos por aplicações financeiras, por exemplo.

2. Fluxo de caixa positivo não é igual a lucro

É muito comum para pequenos empreendedores confundirem fluxo de caixa com lucro. Pensa-se que lucro é garantia de fluxo de caixa positivo e vice-versa, porém não é bem assim. Você pode ter um lucro com a venda de seus produtos em determinado mês, mas ainda assim ter fluxo de caixa negativo caso utilize esse lucro para pagar um valor maior de contas a pagar geradas nos meses anteriores.

Como estamos falando de conceitos que envolvem tempo, é sempre bom tomar cuidado para não confundir. É muito comum que pequenas empresas vendam e comprem a prazo. É justamente essa gestão do movimento do dinheiro em cada período, tanto de saída quanto de entrada, que pode fazer com que uma empresa que tenha dado prejuízo em determinado exercício consiga ter um fluxo de caixa positivo no mesmo exercício, por exemplo.

3. A importância do fluxo de caixa para pequenas empresas

Os pequenos e médios negócios possuem em comum a característica de serem limitados nos recursos disponíveis. Geralmente não dá para simplesmente pegar o dinheiro em caixa e pagar todos os compromissos em um horizonte longo de tempo.

As empresas que possuem receitas operações com fortes sazonalidade precisam de ter atenção especial com o fluxo de caixa. Por exemplo, para muitas empresas de varejo, datas como o dia das mães o Natal representam volumes de venda muito mais altos que os normais. Isso requer um planejamento financeiro adequado, uma vez que é necessário se preparam comprando um estoque maior previamente, e geralmente tendo que pagar por esse estoque antes de receber pelas vendas geradas.

A análise de fluxo de caixa possibilita não só prever as despesas futuras como também planejar com antecedência as decisões fundamentais do seu negócio, como quando é a melhor hora para poupar e quando é melhor hora para investir no crescimento da empresa.

4. Os tipos de fluxo de caixa

Basicamente, pode-se calcular dois tipos de fluxo de caixa, o previsto e o realizado. O previsto, como o próprio nome diz, compara as entradas com as saídas que foram previstas, e é uma excelente ferramenta para planejamento futuro. As contas a pagar com vencimento para o período que você quer analisar são somadas e deduzidas do somatório das contas a receber com vencimento para o mesmo período. Dessa maneira, obtém-se uma previsão do balanço, e somando-se esse balanço ao saldo inicial do período, podemos calcular o saldo previsto ao final do determinado período.

Entretanto, nem sempre tudo ocorre como havia sido previsto. Clientes atrasam pagamentos, despesas não planejadas podem surgir. Para levar isso em conta, o fluxo de caixa realizado é uma demonstração financeira do que efetivamente ocorreu em algum período passado. Essa própria característica fundamental faz com que não seja possível fazer uma análise de fluxo de caixa realizado para datas futuras, tornando essa ferramenta adequada para controle, e não planejamento.

A comparação entre o fluxo de caixa previsto com o fluxo de caixa realizado pode ser muito útil. Ao encontrar e analisar divergências entre os dois, pode-se identificar despesas não previstas, clientes que são recorrentes em atrasar pagamentos e até mesmo desvios no caixa. Essa técnica te dá mais segurança e conhecimento para gerenciar as operações da empresa, e quando é feita comparando-se diretamente o extrato bancário com os lançamentos previstos, é também conhecida como conciliação bancária.

5. Como calcular

A primeira coisa que se tem que ter em mente para realizar uma análise de fluxo de caixa é o período de tempo que você deseja estudar. Essa é uma escolha sua, e geralmente depende da finalidade da sua análise. Por exemplo, se você está planejando o orçamento para o próximo ano, pode realizar uma análise do fluxo de caixa previsto no período, agregando as entradas e saídas nesse nível anual. Em outro caso, se você deseja saber se vai ter dinheiro em caixa para pagar uma conta em um dia específico da próxima semana, o ideal é detalhar o fluxo de caixa em um nível diário e acompanhar a evolução do balanço dia a dia até o dia do vencimento da conta.

O cálculo é simples: em cada período analisado, subtraia o total de contas a pagar (ou efetivamente pagas, no caso do fluxo de caixa realizado) do total de contas a receber. Some esse resultado com o saldo inicial do período e terá o saldo ao final do período.

Você pode fazer isso manualmente, em uma planilha eletrônica ou em algum software de gestão integrada. Gráficos também podem ser utilizados para estudar a evolução ao longo ao tempo do fluxo de caixa (O Sensio ERP faz isso de maneira automatizada, clique aqui para conhecer).

fluxo de caixa previsto

Imagem: Apresentação do Fluxo de Caixa Previsto no Sensio ERP

6. Dicas para gerenciamento do fluxo de caixa

Anote previamente (ou cadastre, no caso de utilizar algum software) todas as despesas recorrentes da empresa, como folha de pagamento, conta de energia e impostos. Dessa maneira, você pode realizar o planejamento das outras despesas de acordo, para que caibam no orçamento e mantenha-se o equilíbrio do fluxo de caixa.

Negocie as condições de pagamento, tanto das receitas quanto das despesas, de acordo com a maneira que você deseja operar financeiramente sua empresa. Se você costuma receber em um prazo muito maior do que pagar, provavelmente irá precisar trabalhar com reservas de caixa maiores. Lembre-se também dos custos de oportunidade, dinheiro que está sendo reservado para pagamento de contas poderia estar sendo aplicado em investimentos para aumento das receitas. Com um planejamento adequado do fluxo de caixa, é possível utilizar dinheiro operacional da empresa para esse tipo de investimento sem precisar comprometer a capacidade de honrar os pagamentos em dia.

Cuidado com o estoque. Em uma indústria ou comércio, o pagamento de fornecedores costuma ser a maior fonte de despesas para a empresa. Comprar quantidades maiores para garantir melhores preços pode ser vantajoso, mas também pode comprometer seu fluxo de caixa por te forçar a pagar por aquele estoque geralmente muito antes de vende-lo e receber pela venda. Sempre que for comprar, dê uma olhada no seu fluxo de caixa antes. Você vai ter dinheiro em caixa para pagar pelos produtos quando chegar o vencimento? Ao mesmo tempo, tente vender seus ativos e aumentar as receitas. O desafio da saúde financeira da empresa é diminuir as contas a pagar ao mesmo tempo em que aumenta as contas a receber.

Em resumo

A análise de fluxo de caixa não é um monstro e pode ser usada como uma ferramenta a seu favor para manter uma boa administração dos recursos financeiros da sua empresa. Em pequenos e médios negócios, isso pode significar a sobrevivência ou não da empresa.

Torne essa análise um hábito e as chances de seu negócio prosperar financeiramente é muito maior, e utilize o fluxo de caixa tanto para planejar quanto para controlar. Bons softwares podem te ajudar e poupar tempo, fornecendo os dados de maneira automatizada e visual. Conheça, além da análise de fluxo de caixa, as funcionalidades do Sensio ERP e tudo o que ele pode fazer pela sua empresa. Ele foi pensado e desenvolvido especialmente para pequenos negócios.