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Passo a passo para um fazer um inventário de estoque

Separamos algumas dicas para você fazer um inventário de estoque para sua empresa.

Postado em
14/7/2022

O inventário é fundamental para qualquer empresa que queira ser eficiente e organizado, mas, principalmente, para fábricas que desejam ter um futuro sustentável. Isso parece básico, entretanto, micro indústrias sofrem perdas por não terem um plano de estoque mínimo e conhecimento sobre o assunto.

O ideal é identificar, classificar e contar todas as mercadorias para decidir qual quantidade de produtos você deve manter em estoque. Construir um inventário é um processo simples, porém trabalhoso! Afinal, será preciso listar todos os bens e materiais disponíveis que são armazenados pela instituição, interna ou externamente.

Aqui os gestores precisam criar uma rotina, ou seja, padronizar as atividades recorrentes dos seus estoquistas. Assim, eles evitam erros e retrabalhos, respeitando as normas e leis que regulamentam a criação de um inventário de acordo com o Conselho Federal de Contabilidade.

Quais são os desafios comuns na gestão de estoque

A gestão de estoque eficiente é crucial para o sucesso de qualquer negócio, especialmente para fábricas que visam um futuro sustentável. 

No entanto, muitas empresas, principalmente micro e pequenas indústrias, enfrentam desafios que podem levar a perdas significativas e comprometer o crescimento.

1. Perda de produtos:

  • Roubo, dano e vencimento: produtos podem ser perdidos por diversos motivos, como furto, má manipulação, deterioração natural ou erros na armazenagem. Isso gera custos diretos com a reposição dos itens e indiretos, como perda de vendas e insatisfação do cliente.
  • Erros de contagem: falhas na contagem manual do estoque podem levar a discrepâncias entre a quantidade real de produtos e a registrada no sistema, ocasionando rupturas ou excessos de estoque.

2. Ruptura de estoque:

  • Perda de vendas: quando um produto está em falta, a empresa perde a oportunidade de venda, significando lucro não realizado e frustração do cliente, que pode buscar o produto em outro fornecedor.
  • Impacto na reputação: rupturas frequentes podem prejudicar a imagem da empresa, levando à perda de clientes e à dificuldade em conquistar novos.
  • Custos adicionais: para repor o estoque rapidamente, a empresa pode precisar comprar produtos em pequenas quantidades a preços mais altos ou com prazos de entrega mais longos, aumentando os custos.

3. Excesso de estoque:

  • Custos de armazenagem: produtos armazenados por longos períodos geram custos com aluguel de armazém, mão de obra, segurança e outros itens.
  • Obsolescência: produtos que não são vendidos podem se tornar obsoletos, perdendo valor e precisando ser descartados ou vendidos a preços reduzidos.
  • Capital imobilizado: o dinheiro investido em produtos em estoque fica indisponível para outras áreas da empresa, como investimentos em marketing ou expansão.

4. Dificuldade na organização do estoque:

  • Falta de visibilidade: sem um sistema organizado, é difícil saber quais produtos estão em estoque, em qual quantidade e onde estão armazenados. Isso pode levar a rupturas desnecessárias, excessos de estoque e dificuldade na realização de inventários.
  • Ineficiência operacional: a desorganização do estoque torna as operações mais lentas e ineficientes, aumentando o tempo de picking, packing e envio dos produtos.
  • Erros e perdas: a desorganização facilita a ocorrência de erros, como perda de produtos, danos e divergências na contagem.

5. falta de visibilidade do estoque:

  • Tomada de decisões ineficaz: sem informações precisas sobre o estoque, a empresa toma decisões baseadas em estimativas, o que pode levar a erros estratégicos e prejuízos financeiros.
  • Dificuldade em planejar compras: é difícil saber quanto e quando comprar produtos se não se tem uma visão clara do estoque atual e da demanda futura.
  • Risco de rupturas e excessos: a falta de visibilidade aumenta o risco de rupturas de estoque e de excessos, com as consequências já mencionadas.

Como fazer o inventário de estoque — passo a passo

1 — Crie uma lista com grupo de produtos

O primeiro passo para construir um bom inventário é definir a metodologia de contagem. Essa etapa é fundamental para padronização dos processos, uma vez que as atividades, realizadas por colaboradores distintos, estarão sempre alinhadas.

Além disso, quase todos os setores de uma fábrica tem relação direta com o estoque, o que torna essencial uma comunicação eficiente por meio das atividades padronizadas.

Criar uma lista com grupos de produtos ou identificar produto por produto é uma escolha que depende das particularidades da empresa e, portanto, contar com um bom planejamento é importante.

Lembre-se de verificar a qualidade dos produtos e condições de armazenamento para saber se essas mercadorias estão boas para uso.

2 — Tenha um espaço de estoque organizado

Reservar um tempo específico e, até mesmo fechar a empresa para realizar o inventário, ajuda a tornar esse processo mais rigoroso.

É comum, mas não ideal, que os estoques fiquem sempre desorganizados por conta do entra e sai de mercadorias. Por esse motivo, reservar um tempo para resolver essa situação melhora a qualidade do inventário.

Lembre-se que é muito complicado trabalhar em um setor desorganizado, sujo, com itens fora do lugar.

Então, ainda antes de começar, organize o estoque, pois isso garante que seus dados serão mais confiáveis.

3 — Delegue as principais atividades

Todo projeto corporativo começa com a construção do planejamento, mas em um inventário essa etapa fica em terceiro lugar.

Agora, é preciso decidir todos os pontos convergentes para esse processo, como quem serão os responsáveis, em quanto tempo, a periodicidade e outros aspectos importantes para a gestão do estoque.

É fundamental lembrar que aqui o objetivo é aumentar a segurança das informações, e evitar possíveis erros nas declarações que são encaminhadas para o fisco.

“Como vou organizar meu estoque?” É uma pergunta que será respondida dentro deste planejamento. E você escolhe se vai usar etiquetas ou outra metodologia para organizar caixas, armários e para separar determinados produtos.

Além disso, separar as mercadorias da loja ou empresa, por cor ou tamanho, categorizando-os, garante uma contagem mais eficiente, além de proporcionar otimização do tempo na hora da confecção do inventário.

Então, pense na melhor forma de lidar com o estoque da sua empresa para fazer a melhor escolha. Assim, em períodos de pico de vendas, os funcionários não terão dificuldades em achar o que precisa.

4 — Utilize a tecnologia a seu favor

O ERP é uma ferramenta que agiliza o processo do inventário e contar com essa tecnologia traz muitos outros benefícios para empresa. Com ela, a gestão de estoque possui uma solução moderna e funcional.

Com um bom sistema de gestão, você cadastrar tudo o que precisa para gerenciar as atividades da empresa: produtos, empresas, fornecedores, estoques satélites, setores, unidades, grupos, famílias, classes, etc.

Também é possível realizar todos os cadastros por meio da importação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Basta fazer o upload do arquivo que o Sensio realiza automaticamente o cadastro para você.

E não para por aí… os relatórios mais importantes são gerados pelo sistema em tempo real para otimizar suas tomadas de decisões.

Além disso, o ERP também oferece:

Movimentações de Estoque — Qualquer movimentação realizada ficará registrada, garantindo maior segurança e controle do fluxo dos produtos.

Ajustes de Estoque — Realizar ajustes no estoque, mantendo-o organizado e dentro dos conformes, com agilidade e eficiência.

Transferência — Realizar em poucos instantes transferências de produtos de um estoque para outro.

Pedidos de Compra — Consultar com rapidez todos os pedidos de compra realizados.

Processo de Compra — Criar processos automatizados para a compra de produtos entre seus fornecedores. Isso ajuda a obter vantagens na negociação.

Relatório de estoque crítico — Para saber quando comprar ou não matéria-prima e mercadorias.

Saída de Estoque — Definir as saídas de itens e produtos de um determinado estoque para um setor, mantendo em plena sincronia tudo que for retirado.

5 — Faça a contagem e registro

Por fim, saiba que é comum as empresas realizarem a contagem de estoque mais de uma vez.

A primeira é feita manualmente, quando o contador conta os itens em uma determinada fileira ou corredor.

Após isso, as informações são comparadas eletronicamente pela leitura dos códigos de barras usando um coletor de dados. O processo de recontagem elimina erros, pois os coletores leem códigos de barras para indicar discrepâncias.

O processo de recontagem permite que erros sejam eliminados, já que o coletor aponta as diferenças mediante a leitura do código de barras.

Dicas para escolher um software de gestão de estoque

A escolha de um sistema para gestão de estoque ideal para sua empresa é uma decisão crucial que impacta diretamente na eficiência, produtividade e lucratividade do seu negócio. 

Criamos um roteiro detalhado para escolher a solução perfeita para as necessidades do seu negócio:

1. Defina suas necessidades e prioridades:

  • Quais funcionalidades são essenciais para o seu negócio? (controle de entrada e saída, rastreamento de lotes, geração de relatórios, integração com outros sistemas, etc.)
  • Qual o tamanho e a complexidade da sua operação de estoque?
  • Qual o seu orçamento?
  • Quantas pessoas utilizarão o software?
  • Quais são os seus desafios específicos de gestão de estoque? (rupturas, perdas, desorganização, etc.)
  • Quais integrações você precisa? (ERP, CRM, marketplace, etc.)

2. Pesquise as opções disponíveis no mercado:

  • Faça uma lista de fornecedores de SGE.
  • Compare as funcionalidades e preços dos diferentes softwares.
  • Leia avaliações de outros usuários.
  • Assista a demonstrações online.
  • Solicite orçamentos e propostas.

3. Avalie os seguintes critérios:

  • Funcionalidades: oferece todas as funcionalidades que você precisa?
  • Usabilidade: é fácil de usar e aprender?
  • Suporte ao cliente: oferece suporte técnico de qualidade?
  • Segurança: protege seus dados de forma segura?
  • Escalabilidade: pode crescer com a sua empresa?
  • Integrações: se integra com outros sistemas que você utiliza?
  • Reputação do fornecedor: o fornecedor é confiável e experiente?
  • Custo-benefício: oferece um bom valor para o seu investimento?

4. Teste o software antes de comprar:

  • A maioria dos fornecedores oferece versões de teste gratuitas ou de demonstração.
  • Utilize o software para testar todas as funcionalidades que você precisa.
  • Certifique-se de que o software atende às suas expectativas.

5. Implemente e treine sua equipe:

  • Siga as instruções do fornecedor para instalar e configurar o software.
  • Treine sua equipe para usar o software de forma eficiente.
  • Ofereça suporte aos usuários caso necessitem de ajuda.

6. Monitore e avalie o software:

  • Monitore o desempenho do software e identifique áreas para melhorias.
  • Faça atualizações regulares do software.
  • Avalie periodicamente se o software ainda atende às suas necessidades.

7. Recursos adicionais:

  • Associações de empresas: entre em contato com associações de empresas do seu setor para obter informações e recomendações sobre softwares de gestão de estoque.
  • Consultoria especializada: contrate um consultor especializado em gestão de estoque para escolher o software ideal para sua empresa.

Lembre-se:

  • A escolha do software de gestão de estoque é um investimento importante para o seu negócio.
  • Dedique tempo e atenção à sua pesquisa e avaliação.
  • Escolha o software que melhor atende às suas necessidades e orçamento.
  • Implemente o software e treine sua equipe para usá-lo.
  • Monitore e avalie o software periodicamente.

Tendências em gestão de estoque

Conheça às principais tendências que estão transformando a gestão de estoque e  auxiliarão na gestão operacional da sua empresa:

1. Adoção de tecnologias disruptivas:

  • Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning (ML): algoritmos inteligentes para previsão de demanda, otimização de níveis de estoque, análise de dados preditiva e automatização de tarefas repetitivas.
  • Internet das coisas (IoT): sensores inteligentes para monitorar condições de armazenamento, rastrear produtos em tempo real e prevenir perdas.
  • Robótica e automação: robôs para automatizar tarefas físicas no armazém, como picking, packing e movimentação de produtos, aumentando a eficiência e reduzindo custos.

2. Visão holística da cadeia de suprimentos:

  • Colaboração com fornecedores e parceiros logísticos: integração de dados e processos para otimizar o fluxo de produtos desde a origem até o cliente final, aumentando a visibilidade e a eficiência da cadeia de suprimentos.
  • Gerenciamento de risco: identificação e mitigação de riscos na cadeia de suprimentos, como interrupções na produção, atrasos nos prazos de entrega e eventos climáticos extremos.
  • Sustentabilidade: adoção de práticas sustentáveis na gestão da cadeia de suprimentos, como redução de emissões de carbono, otimização do uso de recursos e descarte responsável de resíduos.

3. Foco na experiência do cliente:

  • Estoque omnichannel: integração dos canais de venda online e offline para oferecer uma experiência de compra consistente e omnichannel, com disponibilidade de produtos em tempo real e opções flexíveis de entrega e retirada.
  • Personalização: utilização de dados de clientes para personalizar as sugestões de produtos e as ofertas promocionais, aumentando a satisfação e a fidelização dos clientes.
  • Atendimento ao cliente ágil: resolução rápida e eficiente de problemas relacionados ao estoque, como rupturas de produtos, atrasos nas entregas e devoluções, por meio de canais de atendimento multicanal e personalizados.

4. Adoção de modelos de estoque flexíveis:

  • Just-in-Time (JIT): redução dos níveis de estoque ao mínimo necessário, recebendo os produtos apenas no momento em que são necessários para a produção ou venda, diminuindo os custos de armazenamento e o risco de obsolescência.
  • Dropshipping: terceirização do armazenamento e do envio dos produtos, permitindo que a empresa se concentre em outras áreas do negócio, como marketing e vendas.
  • Consignment: venda de produtos em consignação, sem a necessidade de investimento inicial no estoque, ideal para empresas que desejam testar novos produtos ou mercados.

5. Ênfase na sustentabilidade:

  • Gestão de resíduos: adoção de práticas para reduzir, reutilizar e reciclar resíduos gerados na gestão do estoque, minimizando o impacto ambiental da empresa.
  • Embalagens ecológicas: utilização de embalagens biodegradáveis ​​ou compostáveis ​​para reduzir o uso de materiais plásticos e diminuir o impacto ambiental da empresa.
  • Transporte sustentável: adoção de meios de transporte mais sustentáveis, como veículos elétricos ou movidos a biocombustíveis, para reduzir as emissões de gases de efeito estufa e o impacto ambiental da empresa.

Ao se adaptar a essas tendências e adotar as tecnologias e práticas mais recentes, as empresas podem otimizar a gestão de seus estoques, alcançar a excelência operacional, aumentar a lucratividade e contribuir para um futuro mais sustentável.

Benefícios do controle de estoque

Ao construir um inventário de estoque eficiente, com um modelo confiável e periodicidade, o controle de estoque passa a contar com processos internos mais eficientes e ágeis, aumentando as vendas e os resultados.

Esse tipo de precisão garante a qualidade dos produtos, prazos de entrega, rotatividade adequada do estoque e etc.

É possível realizar um inventário de estoque manualmente, sem a ajuda de um sistema automatizado. No entanto, é muito difícil manter a confiabilidade dos dados em um inventário com muitos itens. Sem falar na gestão desse estoque no dia a dia para mantê-lo organizado.

Se ficou interessado e quer buscar o sistema certo para sua empresa, conheça nossas soluções. O sistema de gestão da Sensio é a ferramenta ideal para você. Fale agora com um dos nossos consultores para saber sobre nossas funcionalidades.

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