Uma planilha para controle financeiro, ou até mesmo uma planilha de gestão, faz parte de um movimento que vem otimizando todas as interações e relações hoje em dia.
Não sabe do que estou falando? Bom, essa otimização é o resultado das inovações tecnológicas.
Atualmente, o mercado conta com inúmeras ferramentas que melhoram o desempenho de uma empresa, principalmente, quando são comparados à métodos antigos e obsoletos utilizados em diversas áreas.
Uma planilha de Excel, por exemplo, é uma solução que trouxe mais agilidade para a gestão de inúmeras tarefas - seja para uso pessoal ou corporativo; esse recurso traz mais assertividade para o dia a dia.
Contudo, com o surgimentos de novas opções e que fazem o mesmo trabalho, de forma mais rápida, a planilha de Excel vem perdendo sua posição no mercado.
Quer entender como e porque isso acontece? Basta continuar a leitura desse artigo que te contaremos tudo.
Bora?
O que é uma planilha Excel? O título desse tópico parece uma pergunta boba para alguns leitores, isso porque esse tipo de planilha é uma ferramenta muito usada por profissionais de diferentes áreas.
Hoje, é comum usar planilhas eletrônicas, feitas por programas de computadores, como o EXCEL, para a organizar consultas médicas, notas escolares, distribuição de tarefas ou até mesmo no controle de finanças pessoais.
Apesar disso, ela ainda pode ser desconhecida para alguns, logo se torna necessário explicar o que é uma planilha de Excel e o que ela pode fazer.
Basicamente, uma Planilha é um tipo de tabela que realiza cálculos ou apresentação de dados, composta de linhas e colunas, o que te permite organizar informações de maneira estruturada.
Em um ambiente corporativo, uma planilha de Excel organiza vários aspectos para a instituição que a adota, como por exemplo: a estruturação de planilhas de gastos, planilha de lucros, planilha de orçamentos, planilha de passivos, ativos e diversas outras atividades necessárias para uma organização.
Então, se a planilha é tudo isso porque ela vem perdendo a preferências dos gestores e de vários outros usuários?
Bom, esse é o assunto que vamos discutir ao longo dos próximos tópicos, mostrando os cinco principais motivos que levaram as grandes empresas a abandonarem o uso exclusivo dessa ferramenta.
Colaboração do time Por se tratar de uma ferramenta em que todos os usuários terão acesso aos mesmos recursos e dados, a planilha de Excel pode ser perigosa para algumas atividades e até mesmo gerar vazamento de informações prejudiciais para a instituição.
Nesse contexto, é provável que ocorra problemas fiscais e atraso de compromissos com fornecedores ou clientes.
Portanto, ao usar uma planilha e permitir que várias pessoas a utilizem ao mesmo tempo, pode acarretar situações como as citadas acima.
Cabe a empresa a responsabilidade de traçar estratégias para que isso não aconteça, uma vez que resguardar os dados é um ponto essencial no mundo dos negócios.
Integração da empresa Analisando a integração de todos os setores de uma empresa, uma planilha de Excel torna-se uma ferramenta complexa. Ou seja, é preciso muito esforço para construir inúmeras planilhas com dados e informações distintas.
Por exemplo, o setor de vendas terá a sua planilha, o setor comercial terá outra, o setor financeiro construiu a sua e assim por diante...
Imagina que algumas dessas informações precisam ser integradas entre os diferentes departamentos. Nesse caso, é bem provável que falhas humanas aconteçam.
Além disso, dados não cruzados é sinal de baixo desempenho e, assim como problemas maiores, como a falta ou excesso de estoque para a cadeia produtiva, pode causar sérios prejuízos financeiros.
Existem sim, várias formas de tentar integrar e otimizar o uso de uma planilha com os próprios recursos que o Excel, ou ferramentas similares, apresentam.
Contudo, sua construção requer alto conhecimento técnico sobre a gestão e a ferramenta em questão, o que não é o caso de muitas empresas.
Portanto, usar uma planilha de Excel para integrar todos setores faz com que o dia a dia operacional perca a praticidade, aumentando ainda mais a responsabilidade e o tempo de trabalho dos colaboradores.
Acessibilidade e Flexibilidade Assim como no tópico anterior, uma planilha de Excel não é mais a principal ferramenta que entrega flexibilidade para uma equipe de trabalho.
Estamos vivendo uma época em que grandes mudanças estão moldando e reformulando o cenário empresarial global.
Por isso, se o seu negócio não for suficientemente ágil para se adaptar a essas mudanças, pode perder força competitiva rapidamente e não resistir às pressões de mercado.
A exemplo disso, temos um aumento de empresas que adotaram o modelo home office em suas atividades.
O uso das planilhas, nesse caso, podem impedir que o trabalho remoto seja eficiente, já que as informações não se integram sozinhas e ficam espalhadas individualmente entre os departamentos.
Isso faz com que seus colaboradores gastem tempo repassando informações uns com os outros, a fim de evitar falhas graves de comunicação.
Automação As planilhas do Excel não são bases de dados confiáveis. Por isso, ao olhar para os benefícios de uma gestão automatizada, usar apenas esse tipo de ferramenta para controlar uma gestão pode atrapalhar a geração de relatórios.
Mas porque isso acontece?
Bom, mais uma vez a falta de integração faz com que dados importante se percam pelo caminho, resultando em relatórios com pouca credibilidade.
Além disso, se uma empresa precisar mudar o formato de uma planilha para se enquadrar em alguma nova regulamentação, pode não conseguir.
Isso levando em consideração o tamanho e complexidade que ela ganha com o tempo e o formato no qual ela foi construída, que pode não estar de acordo com as reais necessidades da instituição naquele momento.
À medida que a organização evolui, o volume de dados aumenta e esse recurso não suporta o crescimento.
Certamente, a planilha começará a apresentar lentidão nos processos de abertura e salvamentos e, mais uma vez, dificultará o trabalho dos colaboradores.
Segurança Manter dados em planilhas não é nada seguro se comparamos com outras ferramentas disponíveis no mercado. Isso porque as informações contidas nela podem facilmente ser apagadas, alteradas, perdidas e, em alguns casos, serem roubadas por outras pessoas.
Imagina que os dados pessoais dos seus clientes, como a conta bancária, caiam em mãos erradas, sem dúvidas, a empresa teria sérios problemas em relação à Lei Geral de Proteção a Dados - a LGPD .
Para além desse vazamento, também é possível manipular fraudes em arquivos Excel, o que pode levar a perdas financeiras significativas para pessoas jurídicas, estado e todos os agentes que uma empresa respalda.
Convém dizer que tem uma razão para todos esses problemas, a falta de recursos para controle e segurança, o que torna fácil alterar fórmulas e valores sem serem detectados.
Em situações como essa o prejuízo é ainda maior, visto que a empresa vai ser legalmente responsabilizada.
Para concluir, esperamos que ao longo desse artigo, você tenha entendido que o ideal é que aos poucos as planilhas de Excel deixem de ser usadas, passando toda a gestão e controle, principalmente o financeiro, para ferramentas mais modernas.
Nesse caso, os gestores podem otimizar os processos internos com o uso de um software próprio para o trabalho. Quer saber como? Então, se liga no próximo tópico.
Como um ERP pode te ajudar? Uma solução prática para a gestão de um negócio é a adoção de um sistema de gestão integrado.
Esse tipo de sistema, também conhecido como ERP , é um software de gestão empresarial muito útil para administrar, da melhor forma possível, todas as principais informações de um negócio.
Com o ERP, você consegue fazer com que a rotina de sua empresa se torne mais organizada, acessível e rápida.
No caso da área de vendas, por exemplo, é mais fácil organizar os dados dos seus clientes e das transações e, dessa forma, obter relatórios mais precisos para tomadas de decisões importantes, o que torna esse processo mais eficiente.
Bom, para sua sorte, tudo que falamos até aqui, é exatamente o que a Sensio ERP oferece!
Nosso sistema integra as vendas, a produção e o financeiro de forma prática e intuitiva.
Você conta com uma tecnologia baseada no armazenamento em nuvem , o que permite que seus usuários consigam acessar, em um único lugar, as principais informações sobre as operações diárias da sua empresa.
Além disso, o Sensio conta com o uso Inteligência Artificial para que seus relatórios sejam gerados sem o menor esforço e com o máximo de assertividade possível.
Hmm, mas então eu vou precisar transportar manualmente todos os dados da minha planilha, se eu quiser utilizar um ERP?
Não, não mesmo! Que trabalhão isso ia gerar não é mesmo?
Na Sensio, você consegue anexar sua planilha antiga diretamente no sistema com apenas um clique. Basta fazer o upload da mesma!
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Até a próxima!
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