Muitas cobranças em atraso, algumas já bastante antigas e seu fluxo de caixa sendo prejudicado.
Você resolve então fazer um pente fino e encontra várias inconsistências.
Tenta ligar para alguns dos clientes com cobranças em atraso e não consegue completar as chamadas. Os e-mails enviados não conseguem ser entregues e a comunicação falha.
Calcula o tamanho da inadimplência e se assusta: sua empresa está literalmente deixando de ganhar dinheiro.
Essa é uma situação muito comum em pequenas empresas com vendas a prazo. Em meio a tantas outras responsabilidades e obrigações do dia a dia, e por falta de uma pessoa exclusivamente dedicada a essa parte, o controle de inadimplência pode ser deixado de lado em pequenos e médios negócios.
Mas o que fazer para reverter o jogo? Não só atitudes de prevenção são necessárias, mas também uma própria estratégia de cobrar os atrasos deve ser implementada.
A falta de recebimentos em dia pode rapidamente se tornar uma bola de neve e prejudicar toda a operação da empresa.
O pagamento das dívidas é algo que precisa ser efetivado para o equilíbrio fiscal das empresas. Mas devido a alguns fatores, esse compromisso pode atrasar ou não ser feito.
Às vezes o cliente perde o emprego, esquece dos prazos de pagamento ou, em último caso, não quer honrar seu compromisso perante as dívidas.
Independente da origem do atraso, é essencial que os gestores saibam contornar essa situação, de modo a evitar que a organização tenha problemas com o fluxo de caixa, o pagamento de fornecedores etc.
Pensando nisso, preparamos algumas dicas, para que você gestor, saiba cobrar seus clientes, e assim consiga receber em dia e sem aquela dor de cabeça. Vamos lá?
1. Faça alertas sobre o vencimento das faturasAntes de realmente cobrar o cliente, é importante apenas reforçar a data de vencimento das faturas. Isso pode ser feito através de um SMS, uma mensagem via WhatsApp e/ou pelo e-mail.
Como citamos no início, a falta de compromisso com uma dívida advém de variados fatores, e um deles é justamente o mero esquecimento.
Por isso, é importante reforçar a data de vencimento da cobrança, antes de efetivamente cobrar esse cliente.
2. Mantenha a educação e o respeito sempreQue a educação é bem-vinda em todo lugar, todos nós sabemos.
Mas também é interessante pontuar que em algumas ocasiões, há o risco de os atendentes ou próprios gestores perderem o tom na hora de cobrarem seus clientes devedores.
Contudo, se deixar levar pela insatisfação só prejudica a negociação com o consumidor, que além de não quitar a dívida, ainda pode reverter a situação, abrindo um processo contra a empresa, devido ao mau atendimento.
Por isso, mantenha a calma e sempre busque ouvir o que o consumidor tem a dizer. Assim, será mais fácil buscar uma solução conjunta e dessa forma, quem sabe, encontrar uma solução para o pagamento do débito.
3. Ofereça pontos ou vantagens para quem paga em diaEssa estratégia é uma das melhores motivações para que os consumidores continuem honrando seus compromissos financeiros.
Isso porque, tanto quem já paga naquela data certa, como quem está se regularizando agora, com certeza ficará mais motivado a efetuar o pagamento no vencimento original.
Entre as vantagens, podemos sugerir: o acúmulo de créditos em troca de um determinado produto, sorteios de fim de ano ou em datas comemorativas etc.
O que importa é oferecer benefícios para os clientes pontuais, pois isso fideliza quem já paga em dia e motiva quem está com um saldo devedor.
4. Estimule os pagamentos à vistaOs pagamento à vista são uma excelente maneira da empresa não ter problemas com saldos devedores.
Entretanto, nem todo mundo consegue ter o montante em espécie para pagar naquele momento. Nesse caso, é fundamental que você ofereça benefícios para quem paga nesta modalidade.
Em geral, as empresas optam por retirar os juros do valor e geralmente oferecem um percentual de desconto sobre o preço do produto, o que normalmente não é feito numa compra parcelada.
Ainda assim, é essencial que seja feito um planejamento adequado sobre a política de descontos, a fim de evitar prejuízos financeiros à organização.
Agindo dessa maneira, ambos saem ganhando: o cliente salda o valor ao final da compra e ainda sai satisfeito; e o empresário recebe o pagamento na hora, sem ter de se preocupar com uma possível dívida.
5. Seja flexível na quitação da dívidaÉ primordial aos donos de negócio, que eles avaliem cada dívida em aberto como uma situação única. Isso se deve ao fato de que não é raro o caso de pessoas que perdem a estabilidade financeira, pois são demitidos abruptamente, têm problemas na família, questões de saúde, imprevistos, etc.
Desse modo, é vital conhecer a causa do atraso no pagamento, para que assim seja oferecida uma solução adaptada para cada cliente.
Entre as alternativas, podemos citar a redução da cobrança de juros, o aumento do prazo de quitação, o pagamento em um número maior de prestações ou mesmo mudar a forma de recebimento, para reduzir a carga monetária das transações bancárias.
O importante aqui é achar um acordo amigável com o consumidor no intuito de conseguir receber (mesmo que em atraso) os valores dos produtos e/ou serviços prestados.
6. Conte com o auxílio de um software de gestão inteligenteO auxílio de um sistema de gestão on-line facilita o controle dos valores a serem recebidos, bem como organiza a rotina de trabalho dos profissionais que lidam diretamente com a cobrança e o equilíbrio financeiro da empresa.
Através de um software de gestão, os gestores e toda a equipe podem se organizar melhor frente às demandas do setor tributário,uma vez que as informações dos clientes, produtos e serviços são facilmente encontradas e analisadas graças à tecnologia própria desse recurso.
Um bom sistema de gestão consegue automatizar boa parte da gestão financeira, gerando os lançamentos a receber de maneira direta a partir das suas vendas, além de mostrar os recebimentos em atraso.
É fundamental acompanhar a inadimplência e evitar que esses atrasos se tornem recorrentes ou fiquem muito antigos antes de você perceber. Uma boa análise de fluxo de caixa também pode prevenir muitos problemas e te dar uma visão mais geral da saúde financeira da sua empresa.
Dessa forma, a instituição poderá ter uma noção mais clara do que entra e sai e assim poderá planejar melhor como realizar as cobranças, baseados em um dado período de tempo, o qual é apontado pelo programa de gestão financeira.
Leia também: Guia de Fluxo de Caixa para pequenas empresas
7. Mantenha o cadastro dos clientes sempre atualizado Pode ser que o cliente não tenha recebido seu boleto. Ele pode ter mudado de telefone, e-mail ou endereço e nem saiba que você emitiu uma cobrança para ele.
Um problema comum em muitas empresas é essa falta de atualização dos dados de clientes e fornecedores. Muitas vezes um cliente está no cadastro há vários anos e seus dados nunca são checados.
Por isso, é sempre importante saber como encontrar seus clientes e manter dados consistentes e atualizados é fundamental. O Sensio ERP pode consultar informações atualizadas de uma empresa a partir do CNPJ ,tornando esse processo muito mais fácil e confiável.
8. Deixe claro as consequências da quebra de acordo Sempre deixe claro os juros e/ou multas resultantes do atraso no pagamento de produtos e/ou serviços da sua empresa, antes de o cliente adquiri-los.
Dessa forma, ele toma ciência de que tem responsabilidades a cumprir caso não cumpra com o prometido.
Após oferecidas todas as alternativas, ainda assim alguns clientes podem resistir em não pagar as dívidas. É nesse momento que o negociador deve ter calma para conseguir mostrar de forma clara ao consumidoras consequências de não fazer o pagamento.
Em último caso, não hesite em cobrá-lo, afinal esse é um direito seu, enquanto dono de negócio ou prestador de serviço. Após oferecer todas soluções e não obter êxito, é possível que o nome do devedor fique registrado na lista dos negativados (SPC/SERASA), o que o impede de adquirir empréstimos ou realizar transações bancárias.
Conclusão Como pudemos perceber, o atraso no recebimento dos débitos é um fator que gera desequilíbrio não só na parte financeira das empresas, mas sim em todos os setores da organização, que se articulam mutuamente a partir do bom andamento do fluxo de caixa.
Todavia, a boa notícia é que os gestores podem reverter essa situação, aplicando as dicas que mencionamos ao longo desse artigo.
Sabemos também que treinar os seus colaboradores que realizam cobranças é essencial. Portanto, compartilhe esse artigo com eles e realize discussões sobre a maneira como o processo de cobrança será estruturado em sua empresa, deixando todos os pontos claros e mais fáceis de serem cumpridos no dia a dia.
Assim, com base nas estratégias sugeridas e com o apoio de u, os empreendedores podem respirar mais aliviados, conseguindo cumprir com seus objetivos fiscais e financeiros, além de, é claro, continuar obtendo a lucratividade de seus negócios.
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