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Como fazer o controle do almoxarifado

Controle de almoxarifado é crucial para o sucesso da empresa. Confira nossas 8 dicas para uma gestão eficiente!

Postado em
11/8/2021

O seu almoxarifado é simplesmente um amontoado de itens? Não há um controle efetivo do que entra e do que sai, dia a dia? E quanto à organização, será que o processo de buscar um item está sendo eficiente?

O almoxarifado, apesar de muitas vezes negligenciado pelos gestores, pode se tornar uma grande fonte de problemas para a empresa se não for bem gerido.

Não apenas consequências financeiras podem ocorrer, mas também perda de produtividade e problemas com vencimento e danificação dos itens.

Realizar o controle do almoxarifado é uma das tarefas mais importantes que o gestor tem pela frente, a fim de garantir uma boa administração do capital de giro e da parte financeira como um todo.

Assim, para que o negócio se desenvolva e lucre mais, torna-se essencial organizar o estoque do seu estabelecimento de modo a separar corretamente as mercadorias.

Para isso, além de funcionários preparados, esse processo requer certos cuidados. 

Dessa forma, a matéria-prima é melhor aproveitada e é realizado um controle do almoxarifado eficiente.

Por isso, separamos 8 dicas para você aplicar na sua empresa e melhorar a gestão do seu almoxarifado.

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1. Organize o espaço do almoxarifado

Para que o almoxarifado da sua empresa funcione de forma adequada, é fundamental que o local esteja livre de sujeiras e que também tenha a temperatura climática própria, no intuito de que as mercadorias estejam seguras e bem armazenadas.

Procure verificar se a umidade, temperatura e ventilação do local estão de acordo com as regras de preservação dos materiais ali dispostos.

Também não esqueça de reservar um espaço que facilite o transporte e movimentação  das peças dentro do próprio departamento.

Então, se quiser o processo logístico, são válidas algumas opções, como:

  • Carrinhos;
  • Pontes rolantes;
  • Empilhadeiras;
  • Prateleiras; 
  • Armários; 
  • Caixas organizadoras.

2. Invista em inventários periódicos

Realizar inventários periódicos faz com que as informações da empresa se mantenham atualizadas. 

E se tratando do almoxarifado, isso permite ao gestor conhecer a real quantidade de estoque físico.

Com essa ferramenta, a prevenção de falhas e erros é viabilizada; também é possível acompanhar com rapidez quais os materiais estão saindo mais e quais as peças que estão vendendo pouco.

Portanto, ao invés de realizar somente um inventário anual, opte por investir nesse recurso em outros períodos do ano. 

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3. Utilize categorias para separar os materiais

Dividindo os materiais do almoxarifado por categorias distintas tornará a organização do espaço muito mais fácil. 

Diante disso, para diferenciar e classificar as peças, é interessante dividir as categorias por meio de etiquetas. 

Criar etiquetas e anexá-las nos produtos presentes no almoxarifado para identificá-los é uma boa dica. Logo, separe os materiais por:

  • Produtos de limpeza;
  • Itens de informática;
  • Uniformes/roupas;
  • Mantimentos descartáveis;
  • Insumos diversos.

Dessa maneira, atente-se em deixar as etiquetas de maneira destacada, de modo que a visualização de um dado produto seja feita com mais agilidade.

Com um software de gestão essa tarefa pode ser muito mais fácil, criando inclusive hierarquias de categorização, como por exemplo, uma categoria pai para roupas, e uma categoria filho para roupas masculinas.

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4. Use código de barras

Quer agilizar o controle de entrada e saída de mercadorias? Então, utilize o código de barras nos seus produtos.

As empresas estão aderindo ao uso de um software de gestão integrada nessa atividade, pois ele é capaz de gerar o código de barras, junto de um emissor de etiquetas.

Usando a tecnologia do código de barras, você aumenta o controle da localização dos itens, uma vez que o rastreio e visibilidade das peças fica automatizada. 

Isso sem falar de outros dados relevantes presentes no código de barras, como tipo e lote específico do material. 

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5. Gerencie a entrada e saída de produtos no almoxarifado

Saber quais produtos entraram e saíram do almoxarifado é uma das principais maneiras de administrar essa parte do seu negócio. 

Todavia, espera-se que o resultado final bata com o número registrado no controle inicial.

Desse jeito, só é possível alcançar esse feito se todos os produtos que entram e saem do almoxarifado forem registrados (e isso inclui produtos de uso interno da empresa). 

O recomendado é fazer isso de forma digital, dado que o registro em papel pode ser perdido ou mesmo ser preenchido com erros, coisa que dificilmente acontece com a ajuda da automação digital, principalmente com os sistemas em nuvem.

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6. Faça queima de estoque

A realização da queima de estoque é muito útil quando o objetivo é manter o almoxarifado organizado e espaçoso. 

Nesse sentido, a primeira tarefa a ser feita é levantar aqueles produtos com poucas vendas, no intuito de que sejam feitas promoções e liquidações a fim de vendê-los com facilidade.

Fazendo isso, você não perde os produtos (principalmente aqueles que estão perto do vencimento) e ainda consegue gerar rentabilidade. Além disso, o espaço fica liberado para a colocação de novas peças.

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7. Estabeleça a quantidade de produtos necessários 

Além de organizar os produtos por categorias, é fundamental estabelecer a quantidade necessária de cada item. 

Assim, as pessoas responsáveis vão poder trabalhar sem ter que lidar com a falta de alguma matéria-prima.

Nesse caso, estabeleça o número ideal de cada produto, da mesma forma que o quantitativo máximo e mínimo. Depois, revise essas quantidades de acordo com a demanda do momento.

Realizando esses cuidados, você tem maiores chances de diminuir desperdícios e previne que peças importantes do almoxarifado fiquem escassas. 

Afinal de contas, o controle dos produtos deve ser igualmente relevante, tanto os que são vendidos, como os que são de uso interno.

Um bom sistema de gestão pode inclusive gerar relatórios de itens que estão com estoque abaixo de um limite pré-estabelecido individualmente para cada item. Assim você consegue comprar na hora certa e evita não só faltas como estoque em excesso.

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8. Utilize um sistema de gestão 

Os softwares de gestão ERP são muito benéficos para uma empresa, seja ela uma indústria, pequena loja, fábrica ou uma pequena distribuidora. 

Em todos os casos, essa tecnologia traz otimização dos trabalhos, além de aumentar a produtividade dos empregados, ao mesmo tempo que muitas tarefas são feitas em menos tempo e com mais segurança.

Uma dessas tarefas é o controle do almoxarifado. Isso porque com eles é possível acompanhar e controlar os itens deste local, sabendo exatamente o que entra e sai desse departamento.

O software de gestão integrada Sensio, por exemplo, conta com relatórios informando o momento de comprar novos produtos, sempre visando que não sobrem nem faltem insumos para a produção.

Você pode gerenciar o estoque de cada item mesmo que possua vários almoxarifados, com controle individual. Além disso, as entradas e saídas são realizadas de maneira automatizada de acordo com as compras, vendas e produção dos itens da sua empresa.

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Conclusão

Como vimos, o controle do almoxarifado precisa ser planejado a fim de gerar rapidez ao negócio, melhorar a produtividade dos colaboradores e evitar perdas de produtos.

Felizmente, existem diversas maneiras de conseguir esse objetivo, como mencionamos no decorrer desse conteúdo. Dessa forma, esperamos que você coloque esses cuidados em prática e obtenha ótimos resultados na gestão do almoxarifado.

Com toda a certeza, seu estabelecimento saberá exatamente o que pode (e deve) ser feito para melhorar o processo de armazenagem e transporte de produtos, o que ajuda bastante a sua empresa a manter-se competitiva diante da concorrência.

Se você quer um controle de almoxarifado realmente eficiente, precisa contar com o Sensio ERP na sua empresa. Com ele é possível controlar estoque em vários almoxarifados e depósitos, gerar relatórios de estoque crítico e ainda realizar uma previsão da demanda dos seus itens nos próximos períodos.

Ele é o sistema ideal para pequenas indústrias e distribuidoras. Conheça o Sensio ERP e faça um teste grátis.

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