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4 dicas de como implementar ferramentas de organização

Conquiste resultados com planejamento! Dicas valiosas para implementar ferramentas de organização na equipe. Confira!

Postado em
14/7/2022

Ao exercer um trabalho em equipe, é necessário uma boa comunicação por parte dos colaboradores e uma visão clara de todo o projeto. Para ajudar nesse processo e gerenciamento dos processos existem diversas ferramentas de organização. 

Alguma vez ao realizar um trabalho, a equipe da sua empresa administradora de condomínio, por exemplo, não soube direito onde estava certo documento ou ficou em dúvida quanto aos condomínios inadimplentes? 

Essas situações originam-se da falta de organização e da devida integração e comunicação da equipe.

Isso significa que o controle de processos e a organização são vitais para um workflow tranquilo, ou seja, para o fluxo de trabalho com etapas bem definidas e em sequência ocorrendo de maneira mais prática e eficiente.

Benefícios da organização

A organização é vital em um ambiente de trabalho, seja uma portaria remota, um escritório contábil, uma loja de roupas ou uma startup de tecnologia.

Isso porque esse aspecto tem o poder de aumentar a produtividade, a tomar decisões mais rápidas e embasadas, bem como reduzir o tempo de cada tarefa.

Com as informações necessárias para o trabalho reunido em um só lugar, a equipe economiza tempo em procurar e pedir informações, pois os dados passam a estar dispostos em canais específicos.

Separar as etapas de um trabalho e as classificar é uma excelente maneira de organização para definir prazos de entrega e prioridades, entendendo o impacto e evolução de cada estágio.

A partir de ferramentas e dashs que organizam os fluxos de trabalho é mais fácil para todos os colaboradores visualizarem o trabalho como um todo, verificando os tomadores ou com quem devem falar em cada etapa, ajudando na tomada de decisões e atividades diárias também mais organizadas e estabelecidas.

Qual ferramenta utilizar?

Existem diversas ferramentas de organização, cada uma com suas características e formas de trabalhar, permitindo uma visão clara de aspectos específicos das tarefas organizacionais e suas individualidades.

Digamos que você realize uma prevenção e combate a incêndio e precise de uma ferramenta de organização, para escolher o modelo mais adequado será preciso identificar suas necessidades enquanto empreendedor e qual metodologia otimiza sua performance e produtividade.

Para escolher a que melhor se adequa ao seu modelo de negócio, apresentaremos aqui algumas dessas ferramentas, vale pesquisar mais a fundo antes de escolher de fato:

  • Ferramentas de anotações: Para anotações, funcionalidade de transcrever textos;
  • Trello: Funciona com listas, quadros, colunas e cartões;
  • Asana: Adiciona tarefas, prioriza metas e possibilita comentários;
  • Evernote: Possibilita anotações, criação de projetos e documentos em um lugar;

Além de ferramentas baseadas em metodologias de kanban e pomodoro, é possível verificar a necessidade de softwares próprios, desenvolvimento de ferramenta sob medida por equipe especializada

Cada ferramenta ajuda na forma de organização e produtividade de um jeito, se você pretende adotar alguma delas, pesquise mais informações para usar da maneira correta, aproveitando todos os benefícios da plataforma, promovendo resultados eficazes.

Tendo isso em vista, listamos aqui 5 dicas de como implementar ferramentas de organização na sua empresa: 

1 - Faça um planejamento com a equipe

As empresas de segurança patrimonial, por exemplo, ou qualquer outro estabelecimento, precisa saber que os profissionais não irão se adaptar ao novo sistema repentinamente. É preciso considerar um tempo de adaptação e organização dos fluxos.

Essa fase de aprendizagem da nova ferramenta deve ser tratada como um programa importante da empresa.
A transição gradual pode ajudar a equipe a captar melhor sobre o novo sistema de organização baseado na ferramenta escolhida. Então divida esse programa de adequação em etapas.

Equipes que estão com projetos próximos a data de entrega não precisam necessariamente migrar em um primeiro momento, já que esse é um processo duradouro. Assim, após a entrega do produto, a transição pode ser iniciada.

2 - Capacite a equipe a utilizar a ferramenta

Ao adotar uma ferramenta de organização, todos os associados devem saber utilizá-la para que ela possa se mostrar eficaz.

Para isso, efetue treinamentos com a equipe e tire as dúvidas que surgirem antes da migração completa. Simular situações reais ajuda bastante no entendimento. Desmistifique o novo junto de todos.

Nessa etapa você pode mostrar todos os benefícios de adotar a ferramenta na empresa, enquanto a equipe aprende a utilizá-la.

3 - Eleja líderes para auxiliar com a ferramenta

Colaboradores com facilidade no uso da tecnologia e bem-estar diante de mudanças são ótimos para auxiliar a equipe nessa transição. 

Esses profissionais devem tirar as dúvidas no cotidiano, ajudar na utilização correta da ferramenta e dar o suporte necessário para que essa novidade seja implementada com sucesso. 

4 - Acompanhe o processo de perto

Após a implementação, avalie a forma como a equipe tem se adequado. Trazer essa novidade altera a forma como as relações da empresa acontecem.

Verificar como decorrem as atividades da empresa após uma mudança significativa é importante para ver os resultados e adesão das equipes, verificando as facilidades e aceitação. Mas lembre-se: é necessário tempo para ver os resultados de forma efetiva.

Um exemplo de acompanhar o processo é contar com bons profissionais para fiscalizar o projeto.

Orientações finais

Quem melhor sabe dos processos internos de proteção radiológica é a equipe. Por isso, escute o que eles têm a dizer sobre a ferramenta e quais impactos trouxe para a rotina para avaliar a eficiência e possíveis adequações necessárias.

Eles sabem qual a melhor maneira de trabalhar com seus colegas e os processos. 

Contudo, saiba filtrar as sugestões e críticas válidas daquelas advindas da resistência ao novo. Por isso, verifique os líderes escolhidos e colete feedbacks de parte dos colaboradores para ter uma base mais concreta para a tomada de decisão.

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