A administração de uma empresa, por várias vezes, é apresentada como algo extremamente técnico e complexo.
Um empreendedor que acabou de iniciar o seu negócio, fica perdido com termos e ações que ele nem sequer sabe o que significa.
Por exemplo: é necessário ter e controlar um departamento de compras? ou comprar uma quantidade fixa de mercadorias e estocar? Existe uma gestão padrão a ser seguida ou isso vai depender de cada empresa?
A desinformação e a falta de conhecimento em relação a essas perguntas é o que pode levar uma empresa a ter sérios prejuízos.
Saber como administrar é ter conhecimento sobre todas as frentes de um negócio, seja para quem está começando ou para quem já opera a anos no mercado.
Nesse artigo, vamos te ajudar a lidar com o seu setor de compras, fazendo com que sua empresa alcance resultados seguros e assertivos.
Então, continue essa leitura que te contamos tudo.
O que o setor de compras faz Quando uma empresa começa a crescer, talvez, seja a hora de implementar um departamento de compras e até mesmo contratar um gerente responsável por esse setor.
Isso porque o processo de vendas começa a se tornar complexo e requer entrada e saída constante de produtos e mercadorias.
Em via de regra, um processo de gerenciamento de compras mal feito pode prejudicar outras frentes da empresa, como vendas, atendimento, financeiro e produção.
Por isso, é muito importante manter uma estrutura para lidar com as seguintes tarefas:
Compras estratégicas e operacionais; Contato com fornecedores e negociação com novos fornecedores; Aderir a orçamentos e realizar análises de necessidades; Criação de políticas e procedimentos de compras; Conformidade do produto e controle de qualidade; Coordenação de entregas; Gerenciamento de instalações, armazenagem e operações de estoque. Se você identificou que precisa melhorar alguns desses pontos, isso já é sinal de que sua empresa precisa implementar um setor de compras.
Mas, caso ainda não esteja convencido, basta pensar no motivo pelo qual essa tarefa está se tornando complicada: o crescimento e aumento das vendas.
Veja a seguir se a sua empresa se encaixa em alguma dessas situações:
A empresa está vendendo cada vez mais e seu estoque vive sem mercadorias; As despesas do seu negócio estão aumentando e grande parte do seu orçamento é gasto para resolver problemas e perdas no estoque; A empresa cresceu e o número de funcionários também, o que dificulta a sua gestão e controle. Logo, está cada vez mais comum acontecer erros e falhas humanas nas operações do dia a dia; Os fornecedores da sua empresa não estão cumprindo o tempo de entrega dos seus produtos, logo seus clientes estão sempre esperando; Você não consegue estabelecer um padrão e nem uma análise assertiva sobre sua produção e seu estoque pois sempre encontra falhas de comunicação na sua planilha. Bom, em todos esses cenários, o que foi sinalizado para os gestores é que as tarefas citadas lá no início precisam ser melhoradas constantemente.
Isso porque um departamento de compras bem estruturado fará com que sua empresa não tenha prejuízos com estoque parado , nem que seus clientes tenham que esperar por mais tempo para usufruir dos seus produtos.
Portanto, alinhar as estratégias desse setor com as de produção e as de vendas é manter as principais frentes de um negócio funcionando de forma eficiente.
Você sabe porque isso é importante?
Pois é, a importância de uma gestão integrada é fazer com que novas oportunidades saem do papel. A empresa não só passa a ter mais produtividade, como também consegue entender mais processos que podem ser melhorados.
Dito isso, podemos seguir adiante e te mostrar melhor como administrar um setor de compras.
Como administrar Para construir uma boa estrutura, é importante que todos os passos, desde a decisão da compra até a sua efetivação, sejam delimitados e seguidos, fazendo com que o fluxo da produção e da operação de venda não seja comprometido.
Por isso, a gestão de compras de uma empresa requer planejamento e integração, o que torna esse processo tão importante, principalmente em empresas que estão começando.
Qual é o foco da sua empresa? Essa pergunta é essencial para começarmos esse tópico.
Ao ter essa capacidade analítica, é possível não só melhorar esse processo como também entender outras melhorias que podem ser feitas para o desenvolvimento da empresa.
Na sua produção, por exemplo, você já pensou em implementar o método da curva ABC ? Não?
Então, ao entender as necessidades da sua empresa, através do planejamento, talvez, seja esse tipo de estratégia que está faltando para o seu negócio alavancar mas você nem tinha conhecimento.
A seguir, preparamos um passo a passo com ideias que podem ser implementadas nesse setor e que te ajudarão a conquistar os objetivos.
Reduzir custos A primeira coisa que precisa ser feita em um setor de compras é tentar reduzir custos. Nesse caso, um bom gerente precisa identificar o que pode ser feito para reduzir as possíveis falhas e diminuir o gasto de armazenagem.
Identifique as etapas de aquisição das mercadorias, analise a recorrência de cada produto e permita apenas um pequeno estoque de emergência, pois por mais que a demanda seja imprevisível você não precisa gastar tanto antecipadamente.
Uma outra forma de melhorar esse aspecto é estabelecer uma relação de confiança com os seus parceiros de negócio.
Por isso, procure mais informações antes de fechar um contrato com alguma empresa e não tenha medo de mudar seu fornecedor caso não esteja sendo efetiva a parceria.
Por fim, através do planejamento você consegue lidar melhor com essas tarefas, logo é essencial estabelecer prazos e rotinas para que esse processo tenha tempo de ser corrigido se houver algum impasse.
As necessidades de uma empresa são diversas, desde simples solicitações operacionais, como renovação de software, até as mais complexas, como a aquisição de peças para a fabricação de um novo produto, então não deixe que nada passe despercebido.
Planejar a produção Projetar sua cadeia de suprimentos é também ajudar no planejamento da produção. Isso porque uma coisa depende da outra.
Ao manter a segurança do estoque dos produtos que você precisa para o seu negócio, você minimiza os riscos quando se trata de fabricação e/ou entrega aos clientes.
Lembra do estoque de emergência que mencionamos ali em cima? Então, é nesse caso que seu planejamento deve ter atenção.
Para esse tipo de estratégia, é essencial respeitar o orçamento vigente, o que provavelmente vai exigir bastante esforço.
Controlar o processo Por trás do planejamento existe uma ação. Em um setor de compras isso não seria diferente.
Para controlar esse tipo de processo, depois que você construiu uma rotina e estabeleceu o padrão correto para as necessidades da sua empresa, o resto fica mais fácil.
Finalizar pedidos, cumprir prazos de entrega e realizar pagamentos serão as tarefas mais importantes do setor de compras.
Uma vez que o pedido tenha sido aprovado e o fornecedor escolhido, o responsável precisa solicitar e informar intenção de compra para todas as partes envolvidas. Isso pode ser feito eletronicamente ou manualmente com a documentação apropriada.
Seu fornecedor aceita a encomenda, entregando-a no prazo de acordo. Aqui é importante que quem recebe os bens ou serviços verifique se a encomenda está completa e em perfeitas condições.
O próximo passo é passar a bola para o setor de produção e venda. Aliás, você nem precisa passar essa informação se sua empresa conta com um sistema de gestão integrado.
Adquirir a tecnologia certa A tecnologia é usada para solucionar vários problemas em um ambiente corporativo. Por isso, não é de se estranhar que um departamento de compras tenha tantas ferramentas disponíveis no mercado, como ERP, planilhas de Excel entre outras.
Esses recursos vão ajudar a economizar tempo e dinheiro, além de integrar essas informações com os outros departamentos.
Existem sistemas ERP , sigla em inglês para sistema de gestão integrada, que garantem que os objetivos de gerenciamento estratégico estejam intimamente ligados aos objetivos de seu departamento de compras (e vice-versa) - pois nenhum deles opera em isolamento.
Com ferramentas assim, a redução de custo , fornecedores ruins, travamento da produção e falta de estoque acontecem com pouca frequência.
Como configurar um departamento de compras Preparamos um esquema com algumas orientações sobre o que fazer e onde encaixar as tarefas em cada etapa do processo. Isso vai facilitar o seu entendimento, ajudando a configurar seu departamento.
Como ter uma gestão de compras eficiente com a Sensio? Aqui na Sensio, a gente desenvolveu um sistema simples, completo e intuitivo que sinaliza quais áreas precisam de atenção.
Você não só consegue, de forma visual, controlar a entrada e saída de mercadorias como também pode cadastrar informações como dados de fornecedores e clientes na mesma plataforma.
Além da gestão do setor de compras, nosso ERP permite controlar outras frentes do seu negócio e integrar dados de vários setores, como vendas e produção - o que sincroniza todas as atividades em conjunto.
Com isso, a produção não fica sem matéria-prima e o setor de vendas não vende ou tenta vender um produto que ainda não está em estoque, evitando possíveis reclamações com atrasos de mercadorias.
Com o Sensio ERP, você também pode analisar a margem de contribuição de cada produto, o que possibilita que os gestores desenvolvam estratégias para aumentar ou diminuir a venda de determinado determinados itens, a fim de melhorar os resultados da empresa.
Deixamos claro que um bom setor de compras precisa estar organizado e sendo a organização a nossa especialidade, ajudamos pequenas empresas a gerir melhor o seu processo.
Por isso, entre em contato agora mesmo e faça a demonstração da plataforma com um de nossos especialistas. Tire todas as dúvidas e veja na prática o que podemos fazer por sua empresa.
Continue acompanhando nosso blog !
Até a próxima.
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